Adjoint Administratif H/F

Centre Hospitalier de Saint-Quentin

ADJOINT ADMINISTRATIF
I.F.S.I/I.F.A.S
Poste à 100%
CDD évolutif vers CDI - Mutation - Détachement- Mobilité interne
Diplôme requis: Niveau B.T.S.
Vaccinations obligatoires à jour
Permis B en cours de validité
Débutant accepté

Toute candidature doit être accompagnée d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae + vous munir le jour de votre entretien d'une copie de vos diplômes

Description du poste
La secrétaire au sein des instituts de formation a pour mission principale de contribuer à la gestion administrative de la formation des élèves aides-soignants et des étudiants en soins infirmiers.
Les activités principales
Assurer les missions courantes d'un secrétariat: Accueillir, orienter le public et prendre les appels en l'absence de la secrétaire d'accueil, Prendre connaissance des courriels et en assurer le suivi, Gérer et distribuer le courrier, Organiser les agendas de la direction, Trier, classer et archiver
Organiser les sélections IFSI - IFAS: Réserver les salles pour les épreuves de sélection, Vérifier la conformité des dossiers d'inscription aux sélections des candidats, Enregistrer et assurer le suivi des dossiers, Convoquer les membres du jury de sélection, Etablir et envoyer les convocations aux candidats, Enregistrer les résultats aux épreuves, Afficher et envoyer individuellement les résultats aux candidats, Suivre les admissions et les demandes de report de formation
Suivre les prises en charge financière: Rédiger et transmettre les conventions avec les organismes de prise en charge financière, Créer les attestations de présence mensuelle et les transmettre à l'employeur, Saisir les entrées en formation des demandeurs d'emploi sur la plateforme France Travail et enregistrer les absences,
Constituer ou réactualiser les dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants ou des élèves: Classer les documents administratifs dans chacun des dossiers, Elaborer les certificats de scolarité, Enregistrer les absences sur le logiciel métier et suivre les justificatifs, Réaliser les attestations et courriers liés aux étudiants ou élèves de la promotion, Modifier les affectations de promotion en fonction des compléments de formation et des interruptions sur le logiciel métier, Enregistrer les notes par évaluation et par étudiants ou élèves sur le logiciel métier, classer les copies d'évaluation durant le parcours de formation, Editer et transmettre les documents nécessaires pour la formation clinique, Prévenir les lieux de stage de l'arrivée des étudiants ou élèves, Suivre le retour des conventions de stage signées, Archiver les dossiers pédagogiques et administratifs en fin de formation

Assurer le suivi des demandes de bourses régionales et de rémunération: Instruire les dossiers de demande de bourses d'études sanitaires et sociales sur la plateforme dédiée, Saisir les dossiers de demande de rémunération région pour les élèves aides-soignants, Transmettre l'assiduité des élèves aides-soignants concernés p