Assistant de Gestion H/F SOLCIS Lyon

Dans le cadre du développement de l'activité de notre client, une entreprise spécialisée dans la gestion de matériaux et les prestations aux chantiers, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Gestion Polyvalent(e) pour renforcer l'équipe administrative et opérationnelle.

Vos missions principales :

Accueil et Gestion du courrier

- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Filtrer, transmettre les messages et adapter votre discours selon les interlocuteurs.
- Gérer le courrier entrant et sortant (postal et électronique).
- Effectuer les dépôts à la Poste.
- Réaliser les sauvegardes informatiques.

Administration générale

- Rédiger courriers, mails, documents professionnels et offres commerciales.
- Constituer les dossiers administratifs (employés, clients, sous-traitants...).
- Préparer les demandes de cautions bancaires et déclarations de sous-traitance.
- Gérer les déclarations de sinistre.
- Assurer le classement et l'archivage physique et numérique.

Comptabilité et Gestion financière

- Saisir les écritures comptables.
- Contrôler les comptes clients/fournisseurs.
- Gérer l'échéancier clients et effectuer les relances.
- Suivre les cautions et mainlevées.
- Tenir les comptes de groupement et préparer les lettres d'éclatement.

Achats et Suivi fournisseurs

- Créer et mettre à jour les comptes fournisseurs.
- Saisir et rapprocher les factures dans le « chrono ».
- Suivre les bons de commande et les demandes d'avoir.
- Informer les fournisseurs sur le traitement de leurs factures.
- Gérer les stocks (EPI, carburant, consommables).
- Comptabiliser les notes de frais et préparer les règlements.
- Vérifier la conformité réglementaire des prestataires.

Ventes et Suivi chantiers

- Préparer la réunion mensuelle de facturation.
- Établir et envoyer les factures clients.
- Mettre à jour les en-cours et clôturer les chantiers.
- Suivre les factures à établir et la production mensuelle.

Gestion opérationnelle

- Vérifier le chargement des véhicules et réaliser les pesées d'entrée/sortie.
- Tenir à jour les tableaux de bord d'activité, facturation, gestion et stock.
- Mettre à jour le planning d'activité.
- Enregistrer les bons de pesée et s'assurer de la conformité des matériaux.
- Remplir les bordereaux de suivi de déchets.

Qualité - Sécurité - Environnement (QSE)

- Établir des fiches de non-conformité.
- Veiller au respect des consignes de sécurité et de circulation sur site.
- Participer au tri des déchets.
- Proposer des actions d'amélioration continue.