Assistant de Direction H/F

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Vos Missions principales seront :
Principales responsabilités :

1. Établissement de devis, commandes et facturation sur EBP Bâtiment
Établissement des devis : Création et suivi des devis clients sur EBP Bâtiment, en fonction des demandes et des spécifications des projets.
Gestion des commandes : Enregistrement et suivi des commandes fournisseurs sur le logiciel EBP Bâtiment.
Facturation mensuelle :
Édition de la facture globale et des factures de situation de travaux pour chaque tranche réalisée.
Préparation des factures entre le 20 et le 28 de chaque mois, avec validation des tranches réalisées par le client avant la facturation finale.
Dématérialisation des factures et pièces justificatives, etc. via Chorus Pro pour les marchés publics.

2. Gestion des appels d'offres et des documents administratifs
Réponse aux appels d'offres : Préparation et envoi des réponses aux appels d'offres en conformité avec les exigences administratives.
Préparation des documents administratifs : Rédaction et soumission des documents administratifs exigés pour chaque appel d'offres, tels que les formulaires DC1 et DC2.

3.Facturation et suivi des paiements
Édition des factures : Préparation de la facturation mensuelle, comprenant les factures globales et les factures de situation de travaux, validées par le client avant toute facturation finale.
Rapprochement bancaire : Suivi des paiements et rapprochement bancaire pour garantir la bonne réception des paiements clients.
Suivi des échéances : Création d'un tableau de suivi des échéances de paiement sur Excel et transmission au responsable.

4. Gestion des cautions bancaires
Établissement des cautions bancaires : Préparation et demande des cautions bancaires dans le cadre des marchés publics, selon les conditions et exigences des contrats.

5. Gestion des plannings de chantiers
Saisie quotidienne sur Planning PME : Mise à jour du planning des chantiers, en précisant les salariés, intérimaires.
Édition du planning mensuel : À la fin de chaque mois, édition d'un rapport détaillant les chantiers, les effectifs présents (salariés et intérimaires) et le nombre de jours passés sur chaque chantier.

Outils et logiciels utilisés :
EBP Bâtiment : Pour la gestion des devis, commandes et facturations.
Chorus Pro : Pour la dématérialisation des factures et documents relatifs aux marchés publics.
Planning PME : Pour la gestion et le suivi des plannings des chantiers.
Excel : Pour le suivi des paiements, rapprochement bancaire, et gestion des échéances.
Word : Pour la rédaction de documents administratifs.
Outlook : Pour la gestion des échanges par email.

Compétences requises :
Expérience en gestion des appels d'offres et des marchés publics, ainsi qu'une bonne connaissance des procédures administratives liées aux marchés publics.
Maîtrise des outils informatiques : Notamment EBP Bâtiment, Chorus Pro, Planning PME, Excel, Word, et Outlook.
Connaissances en facturation : Capacité à gérer les devis, commandes et facturations, notamment dans un environnement de travaux publics.
Rigueur et organisation dans la gestion des appels d'offres ainsi que le suivi des échéances et des paiements.
Autonomie et réactivité dans la gestion des tâches administratives et la résolution des problèmes liés aux projets.