Chargé de Logistique Événementielle - Mice H/F

Centre des Congres

Le/la Chargé(e) de logistique événementielle assure la préparation, la coordination et la mise en oeuvre opérationnelle des événements professionnels accueillis ou organisés par Épinal Tourisme et Affaires.
Il/elle veille au bon déroulement logistique des manifestations (congrès, séminaires, conventions, salons, soirées professionnelles, etc.) au Centre des Congrès d'Épinal et sur les autres sites partenaires du territoire.
Son rôle est central dans la satisfaction des clients et des participants, la valorisation de l'image de la destination et la qualité du service rendu.

MISSIONS
1. Préparation et coordination logistique des événements :
- Analyser les besoins techniques et logistiques des clients et organisateurs.
- Élaborer les fiches techniques des manifestations (planning, plans d'implantation, besoins en matériel, restauration, sécurité.).
- Coordonner les prestataires externes (traiteurs, régisseurs, loueurs de matériel, transporteurs, hôteliers.).
- Organiser les montages et démontages dans le respect des contraintes de sécurité, de délais et de qualité.
- Participer à l'installation opérationnelle des événements, en soutien aux équipes techniques.
- Gérer les flux logistiques (accueil des exposants, livraisons, stationnement, signalétique).

2. Suivi opérationnel pendant les événements :
- Être présent sur le terrain pendant les manifestations pour assurer le bon déroulement et intervenir en cas d'imprévu.
- Coordonner les équipes techniques, d'accueil et de service selon les besoins.
- Garantir la conformité des prestations aux engagements pris avec le client.

3. Gestion administrative et technique :
- Établir les devis logistiques, bons de commande et suivis de facturation.
- Tenir à jour les outils de planification et les dossiers techniques des événements.
- Assurer le suivi du matériel, de l'entretien et du stockage.
- Participer à la mise en place d'outils et procédures d'amélioration continue de la qualité de service.

4. Contribution au développement de l'activité :
- Participer aux visites techniques et réunions préparatoires avec les clients.
- Conseiller les organisateurs sur les solutions logistiques et techniques possibles.
- Valoriser les atouts du Centre des Congrès et des sites partenaires du territoire.

5. Participation à la vie de l'entreprise :
- Vérifier et suivre l'état des locaux (entretien, organisation, matériel, mobilier.).
- Identifier les besoins en petite maintenance (liés aux dégradations éventuelles) et remonter les informations au responsable.
- Recenser les besoins en matériels et fournitures.
- Respecter la charte graphique « Epinal Tourisme & Affaires ».
- Contribuer aux réunions d'équipe, aux événements organisés par l'entreprise.
- Participer aux actions de promotion sur le terrain (salons, événements, etc.).
- S'impliquer dans des projets transversaux ou missions spécifiques de développement de la structure

COMPETENCES REQUISES

Techniques :
- Excellente connaissance des métiers de l'événementiel, du tourisme d'affaires et des contraintes techniques (audiovisuel, aménagement, sécurité).
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et de logiciels de planification ou de gestion d'événements.
- Bonnes notions en lecture de plans, schémas techniques et règlements de sécurité ERP.
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément et à prioriser les urgences.
- Habilitations techniques (habilitation électrique, SSIAP, CACES.) appréciées.

Comportementales :
- Sens du service, de l'accueil et de la satisfaction client.
- Bon relationnel et aptitude au travail d'équipe.
- Rigueur, organisation et réactivité.
- Esprit d'initiative et autonomie dans la gestion des missions.
- Capacité d'adaptation face aux imprévus et à la diversité des interlocuteurs.
- Disponibilité (horaires décalés possibles selon les événements).