Assistante de Direction H/F

Universite Catholique de Lyon

Dans le cadre d'un remplacement, en collaboration avec le Directeur du Centre des Examens et rattaché(e) hiérarchiquement à la RAU Lettres et Langues

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion administrative et budgétaire
- Assurer le contact avec les candidats
- Assurer la transmission des informations
- Gérer les dossiers d'inscriptions aux différents examens
- Transmettre les données Cambridge en soutien sur la plateforme Esolonline,
- Préparer et envoyer des mailings (convocations, avis de résultats, avis de diplôme, QR codes)
- Assurer la mise à jour des fichiers (base de données)
- Préparation des sessions examens avec création des documents (émargements, étiquettes, seating plans,.)
- Administrer la préparation des salles d'examen (étiquetage, affichage et suivi avec les Moyens généraux (matériel et préparation de salles)
- Etablir les factures et mettre à jour le suivi de la facturation
- Tenir et mettre à jour l'outil de suivi des dépenses

Rôle institutionnel :
- Représenter le Directeur en leur absence dans la transmission de Directives, à leur demande expresse
- Représenter le Centre des Examens auprès du Public
- Remise des diplômes (candidats libres)

Gestion d'intendance :
- Gérer et suivre les commandes de fournitures
- Assurer la réception et l'envoi du courrier et colis

Profil
- Connaissance des sessions d'examens et de certification Cambridge
- Connaissance des techniques de gestion, et budgétaires
- Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat
- Compétences rédactionnelles
- Sens de l'organisation, rigueur
- Capacité à s'adapter à un public varié
- Formation : De Bac à Bac +2 avec profil administratif (type BTS SAM), idéalement avec une première expérience professionnelle,
- Anglais niveau C1 souhaité

Rémunération : selon le profil