Assistante de Direction - Mairie de Saint Georges les Bllx H/F

Communes

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Service et de son- Assurer le secrétariat des élus et de la direction générale
- Gérer les listes électorales
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard (en l'absence des personnels d'accueil)
- Participer à l'organisation des manifestations officielles et institutionnelles
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Délégué à la protection des données
- Gestion des archives des services municipaux
Adjointe, vous assurerez les missions et activités suivantes :

- Gérer l'agenda de M. Le Maire : prise de rendez-vous consignés sur un agenda papier et sur un agenda électronique
- Instruire les demandes d'inscription sur les listes électorales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers : réception des demandes et des appels, prise de messages, orientation du public vers les différents services, primo renseignements (en l'absence des personnels d'accueil),
- Participer à l'organisation des manifestations officielles et institutionnelles : en collaboration avec l'agent en charge de la communication, mise en oeuvre des cartons d'invitation et des supports de communication, contacter la presse locale,
- Réceptionner, traiter et diffuser l'information : enregistrement de courrier arrivé, affranchissement du courrier départ en l'absence des personnels d'accueil
- Diffuser les comptes-rendus des réunions des commissions municipales, rédaction et mises en forme de documents administratifs, assurer le secrétariat du CCAS ainsi que le suivi des dossiers d'aide sociale.
- Pilotage de la conformité aux règles relatives à la protection des données, information et conseil relatifs aux obligations de la règlementation informatique et libertés, contrôle du respect de la règlementation et des règles internes à la collectivité en matière de protection des donnés.
- Mettre en place des processus organisationnels d'archivage (papier et numérique) en cohérence avec les processus administratifs de la collectivité
- Toutes autres tâches nécessaires au fonctionnement des services administratifs et des instances de la collectivité.