Assistant·e en Gestion Administrative et Financière H/F

Service Public

Mission principale
Au sein de l'équipe HeKA, vous aurez pour mission d'assurer la gestion administrative, financière et des ressources humaines du laboratoire. Vous veillez au bon fonctionnement de celui-ci et assurez l'animation de la communauté sous la responsabilité de la directrice d'unité.

Activités principales

Gestion financière:

· Suivi des dépenses: saisir, engager, contrôler et réceptionner des commandes (engagement des commandes, imputation des dépenses, suivi des factures litigieuses, règlement des litiges avec les fournisseurs).

· Suivi du budget des équipes de recherche en réalisant des états financiers (reporting).

· Gérer les contrats externes en lien avec la délégation.

· Établir les procédures de marchés publics conformément à la réglementation, en collaboration avec le service Achats de la délégation régionale.

Gestion administrative et RH :

· Assurer le suivi des dossiers RH (recrutements, stages...) en lien avec la délégation régionale

· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative, financière et des ressources humaines.

· Traiter et diffuser des informations, notamment auprès des organismes de tutelles

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et
externes

· Organiser les événements et déplacements (réunions, séminaires et manifestations dans le cadre des différents projets)

· Participer aux opérations de logistique en assistant les équipes

· Classer et archiver des documents de manière organisée.

· Suivre les indicateurs de publication, de personnel, de formation et logiciels

· Assurer l'alimentation de canaux de communications (site web, réseaux sociaux).

Offre réservée aux fonctionnaires de la fonction publique