Assistant Administratif H/F

Service Public

Les principales missions sont :

- la préparation des commissions administratives suivies par le service ;
- l'appui direct aux différentes unités du service : organisation de réunions, suivi du courrier, pré-tri des dossiers ;
- la participation aux réunions de suivi des dossiers ;
- la gestion de la boîte aux lettres numérique.

Secrétariat et organisation administrative :
- assurer le lien avec la préfecture sur l'organisation des commissions suivies et assurer la fonction de secrétariat pour celles-ci, pour le compte de la DDTM ;
- gérer la prise de rendez-vous pour les réunions, en lien avec les unités, et préparer les invitations le cas échéant ;

- réaliser un pré-tri des dossiers ADS (autorisations du droit des sols) et assurer l'intendance des dossiers avant leur entrée dans le circuit d'instruction ;
- gérer la boîte électronique fonctionnelle du service ;
- suivre proactivement les délais sur les avis et procédures à enjeu ;
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service ;
- organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles, préparation des réunions ;
- suivre les congés du service pour le compte du responsable ;
- assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités ;
- tenir à jour un tableau de suivi des courriers et documents transitant au sein du service ;
- préparer, mettre en forme et transmettre les courriers à signature (direction, préfet) ;
- mettre à jour et organiser les archives du service.

Liaison hiérarchique :

Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service.

Contacts internes :
- Liaisons fonctionnelles internes ;
- Chefs d'unité ;
- SGCD ;
- Autres services de la DDTM

Collaborateurs réguliers :
- Agents et cadres
- Relations avec l'extérieur ;
- Les services de la Préfecture ;
- Les services de l'État ;
- Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études ;
- Les usagers et les élus, collectivités.