Chargé·e de Gestion Administrative et Financière Aide au Pilotage Opérationnel H/F

Service Public

Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d'évoluer notamment en fonction du plan de charge du service.

Missions principales :
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
- Assurer les interfaces avec les autres services support administratifs en interne : les services AF (Affaires Financières), AJ (Affaires Juridiques), service HA (Achats), AC (Agence Comptable), et élaborer des procédures, des « guides », des documents types et des modèles sur les différents processus et outils en place concernant du service Immobilier et soutien
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses.
- Assurer la mise à jour quotidienne, la complétude et l'amélioration de la base de données « financière » : Registre de demande d'achat, outil de gestion dématérialisé de passation des commandes, factures, services faits
- Gestion administrative et financière du patrimoine immobilier et des opérations en lien avec les pôles et les services AF (Affaires Financières), AJ (Affaires Juridiques) et SFACT (Service Facturier) le cas échéant : suivi des dépenses et recettes, montages de dossiers et vérification de leurs complétudes, suivi des conventions, préparation des contrôles.
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives et financières (GBCP).
- Animer une équipe fonctionnelle ou en mode projet le cas échéant
- Proposer et mettre en place des actions de communication en interne au service et en externe
- Répondre aux enquêtes et au suivi des audits et évaluations sur les sujets administratif et financier qu'ils soient internes ou externes à l'établissement
- Contribuer à la planification et la mise en oeuvre de la politique d'achat en lien avec le service achats
- Suivi des marchés : tableau de suivi des montants, dates de renouvellement, seuils... en lien avec le service Achats
- Préparer et suivre les contrats et les conventions de co-financement et d'occupation (hors Start-up, Club étudiants, et complexe sportif) et contribuer au développement des partenariats
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité
- Assurer ou contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
- Contribuer à la mise en place d'une comptabilité analytique liée aux domaines d'activité du service et notamment au domaine immobilier (investissement, fonctionnement, entretien, maintenance...) et en assurer la gestion en lien avec le service CG (Contrôle de Gestion

Missions secondaires :
- Contribuer aux autres activités de la cellule Pilotage, expertise et support lorsque cela est nécessaire, animation de la page intranet, etc.
- Appui à la direction du service concernant la qualité et les processus du service, mise à jour d'indicateurs etc.
- Contribuer activement au mode de travail collaboratif au sein du service