Coordonnateur des Secretariats Medicaux H/F

Service Public

Définition de la fonction :

Dans un contexte de changements profonds du métier et d'un accompagnement ANAP identifié pour
l'établissement, le coordonnateur des secrétariats médicaux aura pour mission de planifier, organiser et piloter
les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à
la qualité des prestations fournies.

Description des missions :

- Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires
- Contrôle et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité
- Réaliser le planning de poste des AMA en contribuant à l'équilibre de la charge de travail
- Veiller à la cohésion des équipes
- Gérer les conflits éventuels
- Assurer l'entretien annuel d'évaluation et fixer les objectifs professionnels
Gérer l'absentéisme
- Allouer et optimiser les ressources humaines et matérielles au regard des priorités et de la variation de
l'activité
- Assurer un suivi des indicateurs qualité (frappe des courriers, gestion des appels téléphoniques)
- Assurer un suivi des indicateurs plus général avec la mise en place d'un tableau de bord suivi
régulièrement
- Participer à des réunions et groupes de travail institutionnels
- Traitement des dysfonctionnements
- Être un acteur dans le développement du DPI, en tant qu'interlocuteur entre le corps médical et le service
informatique
- Accompagner, en lien avec la Direction de l'établissement, la transformation du métier de secrétaire, dansun contexte de déploiement de nouveaux outils informatiques et d'un accompagnement de l'ANAP (Agence nationale d'appui à la performance)

Pré requis obligatoires pour exercer :

- Communication / relations interpersonnelles
- Evaluation de la charge de travail
- Gestion administrative
- Management
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Stratégie et organisation
- Maitrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, SILLAGE), GESTION DES RV, PTAH

Organisation du poste :

Le coordonnateur des secrétariats médicaux est rattaché hiérarchiquement au Directeur des RessourcesHumaines, à qui il rendra compte de manière régulière.

Relations professionnelles :

- Avec tous les acteurs médicaux et paramédicaux.
- Avec la direction pour la gestion des ressources humaines et matérielles
- Avec le bureau des admissions, le service informatique, le DIM pour le traitement des données
administratives
- Avec les cadres supérieurs de santé pour un bon fonctionnement quotidien des organisations

Savoir-faire :

- Manager une équipe administrative
- Manager des projets
- Concevoir et mettre en oeuvre des changements organisationnels
- Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine
- Fixer les objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
- Piloter, animer, communiquer et motiver une ou plusieurs équipes
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources
- Conduite et accompagnement au changement