Assistant de Direction Ien sur la Circonscription d'Orthez H/F

Rectorat de L'academie de Bordeaux

- Assurer le secrétariat de l'IEN et de l'équipe de la circonscription (organisation de réunion, gestion du courrier et des courriels, saisies de documents).
- Accueil physique et téléphonique du public (parents, enseignants,).
- Assurer la gestion des remplacements sous la responsabilité de l'IEN.
- Communication avec les interlocuteurs de la circonscription : DSDEN (services, autres circonscriptions),"usagers" de l'école, écoles (directeurs, maîtres), collèges (principaux enseignants), municipalités (élus et services municipaux), INSPE, services sociaux, associations, etc..
- Gestion administrative des personnels (création, suivi et mise à jour des dossiers.) avec l'aide des outils informatiques et notamment le suivi du remplacement (ARIA), le suivi des grèves (MOSART), les suivis des affectations (AGAPE), le suivi des élèves (ONDE) et autres.
- Création et mise à jour régulière d'un classement pertinent des dossiers et documents, accessibles à l'équipe de circonscription.

Conditions particulières d'exercice :

L'emploi du temps de la secrétaire, établi avec l'IEN et approuvé par celui-ci, doit s'adapter aux contraintes de fonctionnement de la circonscription, notamment pour les remplacements qui nécessitent une présence dès 8 heures du lundi au vendredi afin de garantir le bon fonctionnement des écoles de la circonscription d'Orthez.

Profil recherché :

- Discrétion, réserve, capacité d'écoute.
- Discernement et diplomatie pour accueillir les premiers appels des familles, des partenaires, des enseignants.
- Disponibilité, autonomie, réactivité.
- Rigueur et précision pour respecter les règles, délais et priorités définis par l'IEN, rendre compte de son action et des informations connues.
- Maîtrise de des outils de communication et de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique.).
- Connaissance des règles et procédures administratives, des textes régissant les droits et devoirs des enseignants et de l'organisation du système éducatif et des services.