Secrétaire - S.I. de Musique des Deux Vallées H/F

(Autre) Collectivité territoriale

Poste de secrétaire d'un Conservatoire de Musique à Rayonnement Intercommunal.
Poste essentiel pour faire le lien entre la Direction, les Professeurs, les Familles et les Partenaires.
Placé sous l'autorité d'un Directeur et d'une Directrice Adjointe.

Missions :
- Accueil : physique, téléphonique et traitement des e-mails des interlocuteurs : élèves, parents d'élèves, enseignants, direction, élus, prestataires extérieurs ;
- Inscriptions des élèves et gestion administrative des facturations : pré-inscription en fin d'année scolaire, inscription en début d'année scolaire, calcul du quotient familial, détermination du tarif selon la typologie de l'élève, information sur le déroulement des cours, saisie des élèves et mise à jour de la base élève sur le logiciel IMUSE, préparation des échéanciers pour les familles ayant opté pour le prélèvement mensuel et recueil de la signature des familles, préparation des factures pour transmission au service comptable ;
- Gestion des comités syndicaux et relations avec les communes : envoi des convocations au comité syndical avec ordre du jour, préparation des feuilles de présence et du précédent compte-rendu pour le comité, rédaction du compte rendu, envoi du compte-rendu aux délégués, saisie des délibérations sur BLACT, envoi de la liste des élèves à chaque commune ;
- Gestions des auditions et évaluations des élèves : envoi aux enseignants du document pour les auditions (décembre, février et avril) et suivi, envoi de la fiche d'évaluation aux enseignants, après validation de la directrice pédagogique : saisie, classement et envoi aux familles de la fiche d'évaluation, envoi d'un courrier aux familles pour les examens de passage de cycle, saisie des résultats sur IMUSE ;
- Participation à la vie du conservatoire : gestion du prêt des instruments aux élèves, impression des grilles de présence des enseignants (par période inter congés scolaires), commande des partitions et enregistrement, commande de fournitures diverses, suivi de l'organisation des concerts et demande de réservation des salles pour les concerts.