Secretaire H/F Association Aurore

Description du poste

Le poste

SECRETAIRE H/F

Le type de contrat

Contrat à durée déterminée

La durée du contrat

3 mois

Temps de travail

Temps partiel

Nombre d'heures hebdomadaires

18

Dans quel établissement Aurore ?

L'ITEP Eveil est un établissement médico-social accueillant 20 enfants agés de 5 à 15 ans, qui présentent des difficultés psychologiques dont l'expression, notamment l'intensité des troubles du comportement, perturbe gravement la socialisation et l'accès aux apprentissages.
L'ITEP est un établissement d'accueil de jour. Il s'inscrit dans une dimension inclusive qui vise à la scolarisation systématique de tous les enfants qu'il accueille et accompagne quotidiennement.
Le projet d'établissement de l'ITEP inscrit l'accompagnement des enfants dans un travail institutionnel impliquant l'ensemble des professionnels de son équipe, dans une dimension thérapeutique, éducative et pédagogique.

Description des missions

Votre rôle en tant que secrétaire/assistant administratif ? Contribuer au fonctionnement de l'établissement via l'accueil, la gestion administrative et le partage de l'information.

Et concrètement ?

- Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, orientez et conseillez les personnes selon leurs demandes, gérez le courrier arrivée et départ
- Vous coordonnez les agendas, gérez les plannings, organisez les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels, réservez les salles, préparez les supports de présentation
- Vous effectuez le suivi administratif des activités: diffusion des procédures, collecte des indicateurs, classement et archivage des dossiers, participation aux réunions d'équipe, rédaction des comptes rendus, suivi opérationnel de certaines actions
- Vous gérez le stock de fournitures de bureau, passez les commandes, contactez le prestataire en cas de dysfonctionnement d'un équipement dans le cadre des contrats de maintenance
- Vous collectez les contributions pour les documents de l'équipe, réalisez leur mise en forme et leur impression, diffusez les exemplaires auprès des destinataires
- Vous proposez des améliorations sur l'utilisation partagée des outils bureautiques et sur l'optimisation de l'agencement des locaux communs à l'ensemble de l'équipe

Date d'arrivée souhaitée

04/12/2025

Profil recherché

Compétences et connaissances

Vous vous reconnaissez dans les compétences suivantes :

- Capacité à assurer un accueil professionnel des visiteurs, à gérer les situations variées au téléphone ou en face à face, à diffuser l'information au bon destinataire

- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau

- Capacité à utiliser les outils bureautiques et collaboratifs

- Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de sens du service, à s'organiser et à s'adapter

- Capacité de rédaction et de synthèse

Les indispensables pour le poste

Diplômes ou formations dans le domaine du secrétariat

Niveau d'expérience min. requis

Inférieur à 2 ans

Pourquoi nous rejoindre ?

Les avantages à nous rejoindre

Aurore offre de nombreux avantages tels que:

- Une politique de formation ambitieuse: en 2023, plus de 1100 collaborateurs ont suivi une formation, soit plus de 30 000 heures de formation!

- Congés : L'établissement est 210 jours par an. Le temps de travail est annualisé et les congés sont planifiés en fonction des périodes de vacances scoliares.

- Œuvres sociales du CSEavantageuses

- Transports: 60 % des abonnements de transports publics pris en charge. Un forfait mobilité durable jusqu'à 500 € par an est également disponible pour ceux qui utilisent un vélo ou le covoiturage.

- Un servicesocial du personneldédié pour accompagner les collaborateurs sur des sujets comme la retraite, la santé, le logement, ...

- Égalité salariale: index Femmes-Hommes de 93/100 en 2023.

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Ca se passe où ?

Paris 15ème

Accès

Métro: Ligne 8
Station : Commerce