Assistant de Direction - Ccas de Jarville-La-Malgrange H/F

Centres communaux d'Action Sociale

Rattaché à la Directrice du CCAS, l'assistant administratif assure la gestion administrative de l'établissement public.

1. ASSISTER ET SOUTENIR LE/LA DIRECTEUR-TRICE DANS LES TRAVAUX ADMINISTRATIFS DU SERVICE
- Organiser des réunions (préparation, élaboration de support de présentation...)
- Prise de notes, rédaction du compte rendu et transmission aux participants
- Elaborer des écrits : Notes, comptes rendus, documents de synthèse/d'analyse, tableaux comparatifs et/ou de statistiques...
- Rédiger et/ou mettre en forme les conventions, les contrats de prestation de services annexé-e-s aux décisions
- Rédiger des courriers de réponse aux demandes des administrés
- Assurer la gestion du courrier : envoi, réception, diffusion, suivi

2. PREPARER ET SUIVRE L'ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DE LA COMMISSION PERMANENTE
- Préparer les instances (délibération, pièce jointe, convocation, dossier de présentation, envoi des invitations et des dossiers)
- Rédiger les procès-verbaux, courriers
- Réaliser le suivi administratif et financier (vérification des factures)
- Mettre à jour les tableaux de suivi
- Suivre les instances et élaborer le-s registre-s

3. PARTICIPER AU SUIVI BUDGETAIRE DU SERVICE
- Faire des demandes de devis, établir les bons de commande
- Valider les factures
- Créer et/ou suivre les tableaux de bord, les tableaux de facturation
- Etre un soutien pour l'élaboration du budget

4. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE CERTAINS DOSSIERS
4.1 Axe logement :
- Lien avec les bailleurs sociaux, suivi des Commissions d'Attribution Logement, mise à jour des tableaux de suivi
- Prise en charge des situations particulières/urgentes de relogement, élaboration des rapports de situation, recherche de solutions...
4.2. Domiciliation :
- Instruction du dossier de demande, entretien avec les usagers, rédaction du rapport d'évaluation de la situation
4.3. Club senior : Mise en place et suivi de manifestations/actions
- Recherche de prestataires/partenaires, prise de contact
- Gestion de l'organisation globale des projets (rencontres partenariales/réunion de préparation, diffusion, chek-list, courriers, évaluation)
- Valorisation des actions menées (lien avec le service communication)
4.4. Référent au sein du service :
- Programme " Services Publics + " - Parapheur électronique
- Gestion de l'adresse mail générique du CCAS (binôme avec la Directrice)
4.5. Tri, classement, archivage des documents et des dossiers confiés

5. CONTINUITE DE SERVICE EN CAS D'ABSENCE DE L'AGENT D'ACCUEIL