Agent d'Accueil et Secrétariat - Rosny-Sous-Bois H/F

Communes

Fonction : L'agent est chargé d'assurer l'accueil et le suivi administratif du centre socioculturel de La Boissière en collaboration avec le responsable administrative et financière.

Mission 1 : ACCUEIL
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Adapter l'aménagement de l'accueil aux besoins de la structure
- Informer le public sur les activités de la structure
- S'assurer que les documents d'informations disponibles au sein de la structure sont à jour (flyers ; affiches, ...)
- Remplir la grille de fréquentation de la structure
- Aménagement occasionnel des salles au regard du planning d'activités
- Effectuer des petites tâches ménagères (en cas d'incidents constatés)
- Occasionnel préparer le thé, café pour les réunions
- Installation/ désinstallation des parois amovibles dans la salle 11-12-13
- Remplacement gardien

Mission 2 : SECRETARIAT
- Gérer le planning de la structure :
o Mettre à jour
o Affichage
- Gérer les prêts de salle réguliers et occasionnels aux associations, services municipaux, syndics de copropriétaires et autres partenaires de la structure :
o Rédiger et assurer le suivi des documents (Note de service, courriers, convention et décision)
- Réserver les salles pour les réunions des membres,
- Classer les documents
- Organiser les rendez-vous des membres de la structure et leurs réunions
- Assister les agents de la structure dans la rédaction et mise en forme de certains documents (comptes-rendus de réunions ; notes de services ; ...)
- Assister les agents de la structure dans le classement et suivi administratif de leurs dossiers et la préparation des réunions et évènements (réservation de salles, ...)

Mission 3 : COMPTABILITE
- Saisir et éditer les factures sur le logiciel CONCERTO, en lien avec les responsables de secteur chargés des activités, et encaisser les recettes liées aux activités facturées en qualité de sous régisseur

Relations internes
- Secrétariat du Pôle PVJP basé en mairie
- Maison des associations
- Service juridique
- Autres services de la Ville

Relations externes
- Le public de la structure
- Les associations de la structure
- Partenaires de la structure
- Les syndics