Assistant Administratif - les Herbiers H/F

Communes

L'efficacité collective de la ville des Herbiers se décline autour du triptyque Confiance, Estime et Engagement. Fort d'un tissu associatif riche et dynamique, le territoire accueille de nombreux évènements culturels ou sportifs.

Au sein de la Direction Communication, Evènementiel, Sport et Vie associative, vous assurez la gestion administrative et comptable. Vous participez à la mise en oeuvre des projets / évènements de leur définition à leur gestion pratique sur le terrain.
Vous faites le lien entre les ressources internes, les prestataires, les associations et la collectivité pour l'organisation d'évènements.

Service Sport :
Renseigner les tableaux de suivi de l'activité (inscriptions, données statistiques...)
Mettre à jour et diffuser les plannings d'occupation des salles (collèges, lycées)
Etablir les facturations et les conventions.

Service Communication :
Assistance du Directeur de la communication
Gestion de la facturation
Suivi de prestataires
Appui logistique pour le bon déroulement des missions du service communication
Suivi des projet sport/communication

Service Evenementiel :
Organiser des évènements : conception (idée, prestataire, planning)
Assurer la mise en place opérationnelle (invitations, inscriptions, relances, préparation et suivi des notes techniques (briefs) ;
Effectuer les commandes (mise en concurrence des fournisseurs, choix du fournisseur et modalités de livraison ...)
Goodies : commande, suivi du stock, diffusion
Concevoir la décoration des tables et dresser les buffets
Assurer le service lors des cérémonies