Agent d'Accueil de Bayeux Intercom - Communauté de Communes Bayeux Intercom H/F

Structures de coopération territoriale

L'Agent d'accueil assure le premier contact et l'orientation des administrés dans l'établissement, le standard téléphonique, la réception et le départ du courrier et des colis, le filtrage des entrées. Sur ce poste, vous exercerez au siège de la collectivité au guichet d'accueil en horaires réguliers du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13H30 à 17h00. Vos relations fonctionnelles seront :
- Communication externe : contact direct et permanent avec le public, les fournisseurs, les autres collectivités, les élus et les personnels.
- Communication interne : relations fréquentes avec l'ensemble des services.

- Accueillir du public sur place ou au téléphone
- Accueil téléphonique mutualisé avec la Ville de Bayeux
- Renseigner les usagers sur place et au téléphone
- Filtrer les appels téléphoniques et les entrées
Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Transférer les appels aux services concernés
- Orienter les visiteurs vers les services ou organismes compétents
- Diffuser la documentation proposée par les services administrés
- Afficher des informations au public
- Réception et tri du courrier arrivé de Bayeux Intercom et de la Mairie de Bayeux.
- Distribution du courrier par navette interne (avec véhicule) sur les différents sites de la mairie de Bayeux.
- Distribution du courrier dans les services de Bayeux Intercom
Activités spécifiques :
- Valider les commandes papier pour le personnel de la mairie de Bayeux
- Suivi et transmission du courriel reçu « siège » de l'établissement
- Affranchissement du courrier départ
- Passer les commandes de fournitures bureautiques et en assurer le suivi ainsi que l'inventaire.
- Réceptionner, trier et distribuer les différents colis
- Numériser les articles de presse concernant la communauté de communes
- Réserver les salles, les matériels et les véhicules à la demande des services sur l'outil de gestion de réservation des ressources (GRR)
- Mise à jour du répertoire téléphonique interne (personnel)
Activités ponctuelles :
- Demande d'intervention d'un prestataire défini pour récupération des cartouches usagées.
- Photocopies à la demande des services
- Frappe de documents
- Aide à la mise sous plis à la demande des services
- Demandes d'intervention technique de maintenance (machine à café, photocopieur, fontaine à eau)
- Demandes d'intervention auprès du service bâtiment sur l'outil de demandes d'interventions (DT21)
- Sur demande des services, mise en place de réunions en visio-conférence avec le logiciel du moment.