Assistant de Direction et Chargé des Projets Clea - Arts Visuels H/F

Terres de Montaigu, Communaute D'agglome

Sous l'autorité du directeur général adjoint de la Culture et du Patrimoine et au sein de la Direction de la Culture et du Patrimoine, vous assurez la mise en oeuvre des process et du fonctionnement administratif et financier de la Direction, et êtes particulièrement en charge de la coordination du CLEA et des projets d'Arts Visuels.

Vos missions.

En tant que soutien de la direction de la culture et du patrimoine, vous :

- Assurez l'accueil téléphonique de la direction

- Assurez la gestion administrative de la direction (courriers, conventions, compte-rendu, notes, notices)

- Assurez la bonne structuration des outils de travail collaboratifs

- Suivez les demandes du service arrivant par mails et courriers, réalisez leur transmission aux personnes concernées et établissez les réponses

- Gérez et suivez les instances de décisions, notamment en lien avec les équipes, vous suivez et assurerez la préparation des supports soumis lors des instances de décision, et en lien avec votre hiérarchie, vous suivez et rendez compte aux équipes des décisions rendues

- Organisez les réunions internes et créez des supports en collaboration avec la direction et les responsables de services

- Assurez le suivi comptable du service (construction du budget, suivi et saisie).

En tant que coordinateur du CLEA et des Projets d'Arts Visuels, vous:

- Etablissez les documents administratifs des évènements (courriers, compte-rendu, présentations, notes, ...)

- Recherchez et suivez les partenariats et demandes de subventions

- Assurez le suivi du budget des évènements

- Assurez l'organisation et la préparation des réunions internes et externes (COPIL, groupes de travail, réunions partenaires, ...)

- Gérez l'actualisation du fichier partenaires, les agendas des invités, l'envoi des invitations en lien étroit avec le cabinet

- Assurez le suivi des décisions dans le respect des procédures et rétroplanning des instances (conseils, bureaux, bilatérales, commissions)

- Gérez les intervenants et exposants (sélection, conventions, accueil, accueil.)

Votre profil.

Vous êtes doté d'une formation supérieure de type Master « Culture » avec une expérience professionnelle dans la gestion de projets liés à des évènements culturels. Dans l'idéal, vous savez appréhender l'environnement de la fonction publique territoriale.

Votre rigueur, votre anticipation et votre capacité à prioriser les sujets et urgences alliées à une grande discrétion professionnelle sont des atouts indispensables pour assister le DGA.

Vous savez être agile et collaboratif pour travailler en équipe et en transversale en interne comme en externe. Vous savez représenter la collectivité en étant accueillant(e) et convivial(e).

Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles, et êtes à l'aise avec les outils digitaux de communication et maitrisez les différents logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Publisher.).

Conditions de travail.

Rémunération : rémunération statutaire + IFSE

Avantages liés au poste : tickets restaurant + RTT + mutuelle (contrat groupe à tarif négocié) + prévoyance (avec participation employeur) + avantages du Centre National d'Action Sociale (prestations d'action sociale) + COS (Comité d'oeuvres sociales).

Transport et déplacements : participation employeur de 75% aux frais pour les trajets domicile-travail en transport public + accès aux véhicules de service (voitures et vélos à assistance électrique). Possibilité d'organiser du covoiturage avec les collaborateurs de la Collectivité via l'application Karos.