Assistant Administratif - Assistante Administrative des Collectivités Territoriales H/F

Mairie

En tant qu'Assistant administratif au secrétariat général, vous suivez la gestion administrative courante de la Direction Générale des Services. Vous assistez le Directeur Général des Services et la Responsable du Secrétariat Général en leur apportant une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de suivi de dossiers.

Vous avez pour missions principales :

1- Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat de la direction
Vous renseignez les interlocuteurs et relayez si nécessaire vers le service compétent. Vous répondez aux appels téléphoniques, filtrez et transmettez les messages. Vous hiérarchisez les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
2- Assurer la gestion du courrier
Vous gérez et suivez le courrier entrant et sortant. Vous signalez les courriers importants. Vous faites le lien avec les services pour le suivi des dossiers. Vous veillez au respect de la procédure et de la charte courrier dans le cadre d'une démarche qualité. Vous suivez la mise en oeuvre de la dématérialisation du courrier. Vous gérez le circuit des parapheurs. Vous coordonnez les navettes entre la direction générale et les différents services.
3- Participer au suivi des assemblées, des commissions et des décisions municipales
Vous participez à l'organisation logistique des assemblées et des commissions. Vous recueillez, relisez et mettez en forme les notes préparatoires et les projets de délibération. Vous préparez et transmettez les dossiers destinés à l'administration et aux élus. Vous rédigez et mettez en forme les convocations et les procès-verbaux. Vous transmettez les actes et les pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture. Vous affichez et diffusez les procès-verbaux, les délibérations du conseil municipal, les décisions du maire et les arrêtés municipaux. Vous veillez à la régularité des actes administratifs en gérant, en mettant à jour et en archivant les registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés). Vous transmettez aux services les actes rendus exécutoires.
4- Participer à l'accompagnement de la vie associative
Vous constituez et mettez à jour les dossiers des associations. Vous préparez les dossiers de subvention et complétez les supports d'analyse des demandes. Vous transmettez les réponses aux demandes associatives (réservations de salles et de matériels.) dans le respect des procédures établies.
5- Assister le maire, le directeur général des services et la responsable du secrétariat général et assurer le secrétariat des élus
Vous organisez les agendas et prenez des rendez-vous en fonction des priorités fixées. Vous rappelez les informations importantes et transmettez des messages. Vous réalisez et mettez en forme des travaux de bureautique. Vous triez, classez et archivez les documents de la direction générale des services. Vous participez à l'organisation des évènements municipaux portés par le secrétariat général (cérémonies commémoratives, cérémonies des voeux, forum des associations...). Vous apportez une assistance aux élus pour la préparation de leurs dossiers. Vous gérez l'organisation des représentations.

Vous avez pour missions secondaires :

1- Apporter une aide administrative aux services qui composent la Direction Générale des Services (Ponctuellement)
Vous assurez un appui administratif ponctuel au service Finances et Marchés publics et au service Ressources Humaines (transmission d'informations, préparation de documents.). En cas d'absence de la gestionnaire Ressources Humaines, vous contribuez à la continuité du service en prenant en charge certaines tâches administratives prioritaires (préparation de contrats, suivi des arrêts maladie, déclaration des accidents de travail, saisie de la paie.).

2- Assurer l'accueil physique et téléphonique général des usagers (Exceptionnellement)
Très exception