Assistant·e Administration et Finance H/F

Expertise France

Expertise France est une agence public de mise en oeuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.

Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.

L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Vos principales missions ?

En appui des chargé-e-s de projet et en coordination avec les équipes sur le terrain, les principales missions pourront être les suivantes :
Gestion logistique :
- Assure et/ou appuie l'organisation logistique d'événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études.)
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d'avion), hébergement, per diem, visa, documentation projets,...
- Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
- Applique les procédures d'achat interne et externe.

Gestion administrative/contractuelle :
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en oeuvre opérationnelle des projets.
- Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques.
- Appuie à la préparation des appels d'offre et des marchés publics/subventions.
- Participe aux processus de recrutement des experts.
- Pré remplit les contrats d'expertise et les contrats de prestation de services.
- Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne.

Gestion financière :
- Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes.
- Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture.) en collaboration avec les chargé.e.s de projets, chargés de projets administratifs et financiers.
- Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets, Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s Responsables Administratifs et Financiers des projets.
- Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.
- Tient à jour les tableaux de bord existants.
- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

Appui transversal :
- Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de note, rédaction de comptes rendus, relecture de TDR, etc...) et du département.

Profil ?

- Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire et dans la coopération internationale ou la santé mondiale.
- Formation supérieure Bac +2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière, juridique.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.
- Bonne connaissance de l'espagnol, portugais et de l'anglais.
- Des compétences juridiques sont nécessaires.
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
- Réactivité, autonomie - travail en équipe.
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externes)