Assistant Technique et Administratif H/F Habitat de L'Ill

Description du poste

Le poste d'assistant(e) technique et administratif(ve) a pour finalité essentielle d'assurer les activités de relation clientèle et de gestion administrative du département technique.

Ses principales missions sontnotamment :

- Mener l'interface entre les prestataires et les locataires pour l'ensemble des tâches en lien avec le département techniques (travaux, sinistres, demande d'adaptation, maintenance...).
- Effectuer les bons de commandes ou CFM selon les procédures en vigueur
- Etablir les statistiques mensuelles, tableaux de bord et les analyses relatives à l'activité du département technique en relation avec le service de contrôle de gestion. (CRM/BUDGET/TDB HSS...)
- Assurer la saisie et l'imputation des bons de travaux de la régie interne
- Effectuer les bons de commande et les refacturations locataires si nécessaire lors d'intervention d'entreprise externe
- Réaliser l'édition, la comptabilisation et l'envoi des factures de réparations locatives lors de travaux réalisés par la régie interne
- Création et enregistrement des CRM et émission des bons de travaux relatifs à ces CRM.

GESTION DES SINISTRES ET DOMMAGES OUVRAGES

- Effectue le suivi des demandes d'indemnisation auprès des assurances
- Gestion des tableaux de suivi
- Traitement administratif des déclarations d'assurances
- Prise de rendez-vous expertise
- Traitement des réponses CRM relatives aux sinistres

GESTION DES DEMANDES D'ADAPTATION DE LOGEMENTS

En lien avec le responsable de département technique:

- Réception pour traitement des CRM et DIT
- Validation de la recevabilité du dossier
- Organisation et établissement des comptes rendus de la Commission
- Suivi des conventions
- Demande et suivi des subventions
- Commande et suivi des travaux d'adaptation en lien avec le responsable de département technique

GESTION DE LA BASE DE DONNEES DANS L'OUTIL INFORMATIQUE

- Intégrer aux différents outils de gestion du patrimoine les différentes données des travaux effectués lors de travaux d'adaptation ou de gros entretien (My PPE, D3A, ERP...)
- Constituer une base de données fiable, restituer les données aux prestataires lors de besoin

GESTION ET ORGANISATION DES TRAVAUX EN REGIE ET HSS ®

- Assurer l'interface entre les prestataires et les locataires
- Organiser les différents passages sur place (visites avant chantier, inspections, réceptions.)
- Suivre les commandes et factures
- Ajout aux plannings des intervention en régie et saisie des bons de travaux régie