Agent d'Accueil et Administratif Commerce H/F

Vracs de L'estuaire

Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires et clients.
Vous êtes le point d'entrée essentiel du processus de facturation.
Vous administrez les factures et réalisez la saisie des données et le suivi dans les outils dédiés. Véritable relai, vous apportez un support administratif aux commerciaux dans la gestion du quotidien (réclamation client, suivi des encours etc...).
Missions :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des tiers de la société
- Réaliser des missions de secrétariat diverses (tri et classement de documents)
- Accomplir les premières étapes de saisie et de suivi de la facturation fournisseur et client :
o Fournisseurs
Réceptionner et centraliser les factures
Saisir et suivre les factures dans les outils dédiés
Garantir le partage de l'information et la traçabilité
Classer les factures
o Clients
Assurer un suivi du traitement des factures clients
- Classer les bons de livraison internes et les bons de livraison des transporteurs.
- Assurer la gestion interne du courrier : sa réception, son enregistrement, sa distribution, son envoi et son suivi.
- Préparer et coordonner les voyages et les déplacements avec les différents interlocuteurs
- Assurer un suivi des consommables et passer les commandes nécessaires
- Effectuer, en relation avec le Responsable de Service (RDS), la création des contrats clients dans les outils dédiés après validation de la Direction. Réaliser, centraliser et mettre à jour un état de synthèse des gestes commerciaux
- Effectuer le suivi des en-cours clients (clients au comptant, suivi des en-cours crédit, suivi de la balance âgée) en relation avec l'Administration des Ventes,
- -Assurer la mise à jour des documents de suivi de l'assurance qualité et suivi des réclamations en relation avec le RDS, centralise l'information et document de la réclamation, réalise un fichier de suivi des dossiers (A réaliser avec DC).
- Recevoir, de la part des responsables de secteur, les fiches de réclamation et/ou assister les RDS dans la gestion des réclamations, transmettre les documents aux services pour suite à donner.
- Prendre le contact téléphonique sédentaire de la Directeur Commerce et Marketing, relayer si besoin les appels à l'équipe commerciale,
- Suivre les clients au comptant : établir les factures pro-forma, recevoir les règlements et les traiter en relation avec le service comptable et l'Administration des Ventes,
- Relayer et veiller au remplacement, en cas d'absences de la Responsable Administration des Ventes