Assistante - Assistant de Gestion Administrative H/F Conseil départemental de l'Essonne

Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture... votre futur poste vous attend !

Choisir le Département de l'Essonne c'est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l'âme d'un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

Le Département de l'Essonne recrute pour sa Direction Générale Ajointe Education, Mobilités, Sécurité et Patrimoine, et plus précisément pour saDirection de la Construction et de la Maintenance des Bâtimentsun(e) :

Assistant de gestion administrative (F/H)

(cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux)

L'assistante de gestion administrative représente le pilier de la bonne organisation des activités de la direction, garantissant la fluidité des échanges internes et externes, et représentant un véritable facilitateur pour l'ensemble des équipes. Sa contribution directe à la gestion administrative, au suivi des dossiers, à la coordination des services et à la gestion quotidienne des tâches est un levier essentiel pour notre l'efficacité opérationnelle de l'ensemble de la direction.

L'assistante de gestion administrative garantit un accompagnement administratif solide et assure un environnement de travail serein et efficace.

Vos missions:

Rattaché(e) au chef du service Maintenance et Entretien Technique (SMET), vous veillez à la gestion des affaires courantes du service et assurez aux agents du service un appui administratif.

A ce titre, vos missions sont les suivantes(liste non exhaustive) :

- Assistance du chef de service à la coordination globale administrative, financière et marchés du service
- Secrétariat du chef de service(tenue d'agenda, organisation de réunions, prise de rdv...)
- Assistance du chef de service au suivi de l'activité du service (actualisation de données...)
- Accompagnement à la gestion administrative et comptable du service: accueil téléphonique et physique, suivi des congés, suivi du classement interne, suivi de l'archivage, référent(e) sur des logiciels internes (PISE...), bons de commandes, factures, accès aux plateformes types DT-DICT
- Organisation administrative et logistique de réunions (cotech, copil...)
- Dossiers préparatoires aux commissions techniques, réunions institutionnelles
- Participation à des réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus
- Gestion des courriers Odyssée et des parapheurs en lien avec l'équipe
- Gestion des rapports de délibération, de commissions...
- Gestion d'enquêtes de satisfaction auprès des usagers notamment sur les marchés mutualisés
- Aide à la mise en place de démarches de communication et de sensibilisation notamment pour la relation usagers et la maîtrise des usages
- Relations avec les services départementaux, les partenaires et les entreprises