Chargé de Gestion Administrative et Financière - Ccl H/F

Musée du Louvre

MISSION GENERALE
Sous la responsabilité de la cheffe du service administratif et financier, le le chargé de gestion administrative et financière (F/H) aura pour missions d'assurer l'exécution financière du budget de la structure et de veiller au bon accueil des usagers du site.

ACTIVITÉS

Gestion financière et comptable :

- Assurer la préparation des commandes en lien avec les trois services du CCL

- Enregistrer les engagements juridiques, marchés, conventions, services faits et traitement de l'ensemble des données dans le logiciel ELAP FINANCES

- Effectuer le suivi de l'exécution de la dépense en lien avec les prestataires et fournisseurs;

- Contribuer au respect des délais de traitement

- Tenir à jour les tableaux de bord financiers

- Appliquer les procédures d'immobilisations en lien avec la Direction financière, juridique et des moyens (DFJM)

- Être l'interlocuteur privilégié du service de l'exécution dans le suivi de l'exécution de la dépense

- Participer à la préparation du budget et au suivi des demandes budgétaires

- Participer aux opérations de clôture

- Contribuer au respect des procédures liées aux marchés publics

Gestion et organisation logistique de l'accueil des visiteurs:

- Accueillir les visiteurs internes/externes du CCL: accueil en gare avec le véhicule de service, orientation des utilisateurs et transmission des informations de premier niveau

- Prendre en charge l'organisation des missions lors des absences du chargé de gestion administrative - RH

- Assurer le suivi des commandes liées aux déplacements des utilisateurs (transport, repas, hébergement et maison d'hôtes)

- Contribuer à la réalisation des statistiques annuelles des missions CCL

- Préparer les dossiers de services faits en lien avec le service mission de la DFJM (coûts, ordres de mission, suivi du budget alloué)

- Aménager les salles de réunion, préparer les accueils des extérieurs (réception des commandes et livraison, accueils café).

Gestion documentaire:

- Gérer la bibliothèque du CCL en lien avec la documentaliste de la DSCO

- Réaliser les commandes d'ouvrage en fonction des besoins de la direction déléguée, suivant les arbitrages de la directrice déléguée

- Procéder au catalogage, en lien avec la documentaliste de la DSCO

- Réaliser les récolements du fonds

- Suivre les demandes de consultation et les prêts

- Assurer l'archivage et la communication interne de la documentation numérique du CCL

Gestion administrative:

- Gérer les besoins courants en fournitures de bureau et équipements divers en lien avec la sous-direction logistiques et assurer leur distribution;