Office Manager H/F

Axilab

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

- Un rôle clé au coeur de l'équipe : vous contribuez directement au bon fonctionnement de l'entreprise et avez un impact concret sur la vie quotidienne d'Axilab
- Un cadre solide et stimulant : vous évoluez dans un environnement agile et collaboratif, au contact direct de la direction et des équipes, tout en bénéficiant de l'appui et des ressources du groupe

Rejoindre Axilab, c'est intégrer une structure à taille humaine de 7 personnes et participer activement à son bon fonctionnement quotidien, dans un cadre où l'autonomie, la confiance et l'esprit d'équipe sont valorisés.

Véritable pilier organisationnel, vous serez le garant du bon fonctionnement administratif, logistique et RH d'Axilab. Vos principales missions s'articuleront autour des axes suivants :

1. Gestion administrative et vie de bureau

- Accueillir les visiteurs, prestataires et clients
- Gérer le courrier, la permanence téléphonique et les RDV
- Organiser les réunions, déplacements et évènements internes
- Assurer la rédaction et la mise en forme de documents administratifs
- Contribuer à la communication interne et à la RSE

2. Services généraux et logistique

- Veiller au bon état des locaux et au suivi des prestataires (entretien, sécurité, maintenance)
- Gérer les achats, fournitures et consommables et participer aux aménagements de bureau
- Suivre le parc automobile
- Suivre les livraisons et gérer les transporteurs

3.Support RH (en lien avec le groupe)

- Gérer les dossiers du personnel et les démarches administratives (DPAE, registre du personnel, visites médicales, rédaction de courriers, notes RH...)
- Suivre les absences, congés et formations (dont habilitations)
- Participer à la préparation des éléments de paie
- Assurer le « onboarding » et le « offboarding » des salariés

4.Administration des ventes et suivi comptable (en lien avec le groupe)

- Assurer la saisie et le suivi des commandes clients
- Emettre les factures et suivre les règlements
- Mettre à jour les bases clients (CRM et ERP)
- Suivre le budget de fonctionnement de la société
- Gérer les notes de frais via l'application du groupe
- Gérer les factures fournisseurs et clients sur l'outil de GED du groupe

NOS AVANTAGES

- Mutuelle groupe avec une prise en charge employeur à 65%
- Primes de partage de la valeur
- Prime « vacances »
- RTT
- Télétravail : jusqu'à 2 jours / semaine (conditions d'ancienneté)

- Vous justifiez d'une expérience confirmée, 3 ans minimum, sur un poste similaire
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), et aimé travailler dans un environnement technique et collaboratif
- Vous savez prioriser, anticiper et faire avancer les sujets avec autonomie
- A l'aise avec les outils numériques (Pack Office, ERP/CRM, outils collaboratifs...), vous avez un goût naturel pour la structuration et la fiabilité des processus

Nous vous accompagnerons par une formation adaptée à vos besoins afin de renforcer vos compétences.

Depuis 1999, Axilab accompagne les acteurs de l'énergie et de l'industrie dans le dimensionnement, la fourniture, l'installation et la maintenance de solutions acoustiques, aérauliques et vibratoires. Grâce à notre équipe pluridisciplinaire d'experts, nous fournissons des études et solutions adaptées aux spécificités de chaque projet, notamment les plus complexes.

Ancrée au sein du groupe Viverde, Axilab bénéficie de l'expertise et du soutien d'un ensemble de quatre entreprises complémentaires, engagées dans la réduction des nuisances sonores, l'amélioration de la qualité de l'air et l'optimisation de l'efficacité énergétique. Cette appartenance à un groupe solide offre un environnement structuré et des relais de compétences, tout en préservant l'agilité d'une petite équipe.

Retrouvez-nous sur axilab.fr/