Assistant de Direction - Services Associatifs H/F OHS de Lorraine

Vous serez en binôme avec une autre assistante de direction dans le même bureau ; alternance des prises de congés pour assurer la continuité des activités.

Répartition horaire à définir au moment de l'embauche mais présence obligatoire les mercredis.

Prise de poste dès que possible.

Vous aurez pour missions principales :

- Accueillir le public, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous des directeurs de l'Association
- Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Saisir et mettre en forme des documents, les transmettre et les classer
- Suivre les dossiers des assurances pour tout le périmètre OHS, en appui à la direction Financière (assurance RC + flotte de véhicules)
- Suivre les travaux du siège, assurer l'accompagnement des interventions de contrôle des installations (électrique, incendie, dératisation etc...)
- Assurer la coordination avec les services centraux des Ressources Humaines, services Financiers et Qualité : secrétariat, saisie de données, tableaux, reporting, facturation, participation à la démarche qualité
- Assurer l'organisation logistique des formations du périmètre du siège : suivi des tableaux des inscriptions, réservation de salle et de repas
- Assurer la réservation des véhicules OHS pour les déplacements des responsables de service ainsi que les réservations de salle de réunion
- Organiser les évènements divers
- Participation aux réunions de l'établissement et élaboration de compte rendu