Secrétaire de DirectionDo - Dir H/F

Ministère chargé des transports

PERIMETRE :
- Assure le secrétariat de direction de la DO ,
- A vocation à assurer le secrétariat d'un des domaines de l'échelon central de la DO, et de travailler en réseau avec les autres secrétariats (voir ci-après) ,

ACTIVITES DU POSTE :

Gère les communications de la direction :
- Enregistre le courrier arrivée / départ dans l'application COURRIER
- Pré-affecte et diffuse le courrier « Arrivée », diffuse le courrier « Départ »
- Gère de manière spécifique les lettres « Confidentiel Défense » reçues à la DO
- Gère l'archivage papier des minutiers du courrier départ
- Gère les appels téléphoniques du directeur et de ses adjoints
- Saisie des lettres et/ou documents de la direction

Gère les missions de la direction
- Est référent de la direction et gère les relations avec le SIR ,
- Fait le suivi ,
- Gère les demandes de cartes de parking ,
- Réalise les réservations des véhicules de service ,

Contribution à la préparation des CSA de la DO et à leur suivi
- Etablit les convocations des organisations syndicales
- Compile la documentation utile

Apporte plus généralement son soutien à l'organisation de la direction :
- Gère la base documentaire électronique pour les dossiers la concernant (GEODe) ,
- Effectue des recherches sur Internet pour les agents de la direction
- Gère la réservation des salles ,
- Approvisionne la direction en fournitures ,
- Reçoit des visiteurs.

RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE / SURETE / ENVIRONNEMENT / QUALITE :

- Assure toute la confidentialité exigée relative aux lettres confidentielles reçues ou expédiées par la direction DO et entre autres le courrier « Confidentiel Défense »
- Garantit la bonne utilisation des modèles de lettre et de document par les agents de la direction
- Garantit la diffusion juste du courrier
- Garantit une gestion rigoureuse de la base documentaire électronique pour son périmètre d'activité (Réseau DO et ultérieurement GEODe)

TRAVAIL EN RESEAU
- Avec les autres secrétariats de la DO : maintien une continuité du service rendu aux domaines en cas d'absence, selon le plan de charge ou la vacance des postes.
- Apporte son support à la gestion documentaire des domaines selon les besoins exprimés.
- Peut être amenée à gérer le courrier d'un domaine en l'absence d'une secrétaire