Gestionnaire Administratif et Financier H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le gestionnaire administratif et financier assure la gestion administrative, budgétaire et financière de la Direction des relations internationales (DRI) composée de 8 agents administratifs et d'1 enseignant.

1. Assurer la gestion administrative :

Rédiger des actes administratifs : décisions, compte rendu de réunion et de commission
Participer à la rédaction des conventions de partenariats nationaux et veiller à leur exécution
Rédiger des dossiers de demande de subvention
Suivre des contrats et des projets subventionnés : respect des calendriers, contrôle de la qualité d'exécution des projets
Rédiger des bilans d'activités et des enquêtes ministérielles et européennes (MESR, ERASMUS+)
Veiller au calendrier des instances décisionnaires
Participer à l'organisation d'évènements universitaires : évaluation des besoins, organisation et contrôle de la logistique
Évaluer les besoins matériels de la Direction, y compris pour l'installation du personnel
Gérer les stocks et les dossiers logistiques

2. Assurer la gestion budgétaire:

Participer à l'élaboration du budget annuel et au suivi de l'exécution budgétaire
Préparer les ajustements budgétaires et les travaux de fin d'exercice
Contrôler régulièrement le budget avec la DFACI
Gérer les budgets liés aux bailleurs de fonds : Erasmus+, MESR, CVEC, autres subventionneurs
Gérer des budgets sur projets : contrat d'objectif, de moyens et de performance de l'UTLN, autres appels à projets

3. Assurer la gestion financière:

Saisir des commandes d'achat et contrôler les engagements sur le logiciel de gestion comptable SIFAC
Contrôler les pièces justificatives des dépenses et recettes
Contrôler la conformité des opérations avec la politique achat et les règles comptables de l'établissement
Contrôler et enregistrer les états de services faits
Saisir des commandes de vente et des objets de gestion recettes (demande de titre de recette d'avance, de reversement sur commande de vente, annulation ou réduction de recettes, liquidation directe)
Se coordonner avec l'agence comptable (service facturier, dépenses, recettes) et la DFACI (budget, marchés)
Gérer la carte achat

4. Participer à la gestion des ressources humaines:

Saisir les heures de l'enseignant sur SAGHE et participer à la gestion des contrats de l'enseignant FLE
Aider au secrétariat pédagogique de l'enseignant de FLE: contrôle des plannings de formation et des heures d'enseignement, enregistrement sur HYPERPLANNING.
Encadrer des emplois étudiants, service civique, volontaire européen et stagiaire : saisie des heures (GEHENNE,SOPRANO), édition de l'état des services faits, mise en paiement des heures, contrôle des emplois du temps.
Valider les ordres de missions sur le logiciel NOTILUS FCM
Contrôler les justificatifs des missions