Assistante Médico-Administrative - Chefferie - Service de Neuro-Urologie - Pitié Salpêtrière H/F AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationVariable selon le profil et l'expérienceService d'affectationService de Neuro-urologiePrésentation du service
Le service de Neuro-Urologie et d'Explorations Périnéales de l'hôpital Pitié Salpêtrière propose une prise en charge globale du handicap périnéal (du diagnostic au traitement) à la fois sur le plan vésico-sphinctérien, ano-rectal mais également génito-sexuel d'origine neurogène.

Structures:

- Secteur de consultation

- Secteur d'explorations

- Hôpital de jour

COMPOSITION DE L'EQUIPE

Le service de Neuro-Urologie et d'Explorations Périnéales de l'Hôpital Pitié Salpêtrière supervisé par le Docteur Claire HENTZEN est composé de la manière suivante:

Equipe médicale: 1 PU-PH, 1 MCU-PH, 2 PH temps plein, 2 CCA, Praticiens Attachés, Internes

Equipe paramédicale: 1 cadre de santé, infirmières, 2 aides-soignants, 2 agents d'accueil, 1 neuro-psychologue, 5 AMA
Vos missions
Assure le secrétariat de chefferie de service et des 5 DU. du service

Mission générale :

- Dactylographie, mise en forme et correction orthographique des comptes rendus des différentes activités diagnostiques et traitements du service sur ORBIS puis envoi

- Accueil téléphonique et prise en charge des personnes (patients, usagers)

- Prise de rendez-vous de consultation et gestion du planning de consultation de la cheffe de service : création des dossiers des nouveaux patients dans ORBIS, planification du rendez-vous, envoi de la convocation, report et modification à la demande du praticien

- Gestion du courrier postal et répartition dans le service

- Réception et envoi de mails

- Numérisation de documents à insérer dans le dossier médial patient ORBIS

- Collaboration avec les secrétaires médicales du service afin d'assurer la continuité de service en cas d'absence d'une collègue

- Gestion des demandes de dossiers médicaux en rapport avec le service des usagers

- Saisie et sauvegarde de données, d'informations, de tableaux avec réalisation des statistiques, activités ponctuelles

- Gestion de la salle de staff

Missions spécifiques:

- Secrétariat du comité pédagogique:

* préparation et validation des plannings à l'année N+1 avec le responsable du diplôme

* gestion des pré-inscriptions puis des inscriptions

* gestion des ordres de missions des intervenants

* gestion des commandes: budget, devis, commande, réception

* organisation des cours en présentiel

- Gestion mensuelle du tableau de présence médicale avec mise à jour régulière et suivi des autorisations d'absences en relais de son binôme

- Relation avec les facultés de médecine (validation des stages étudiants, internes, hôpitaux militaires)

- Accueil et encadrement des stagiaires et des personnels sous sa responsabilité
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS
·Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels (ORBIS)
·Rédiger et mettre en forme les documents
·Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques et mails internes et externes
·Renseigner les interlocuteurs
·S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
·Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
·Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires et aux nouveaux agents
Développer des technologies de l'information et de la communication (intranet, internet, numérisation des données, réseaux...)

CONNAISSANCES ASSOCIÉES
- Techniques de secrétariat médical
- Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
- Communication / relations interpersonnelles
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint, logiciels institutionnels (ORBIS MEDICAL, CHRONOS, MEDIWEB, SMAX, SAPHIR)
- Droit de la santé dans son domaine d'activité
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Règlementation des archives
- Vocabulaire médical
- Notion d'Anglais

QUALITÉS REQUISES
- capacité d'écoute,
- goût et sens de l'accueil et de la communication,
- maîtrise de soi,
- disponibilité, esprit d'équipe,
- discrétion, respect du secret professionnel
- polyvalence, adaptabilité
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail09h00 - 16h30 (25 congés annuels, 14 RTT) TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
- Propositions de formations (accompagnement à l'intégration et développement des compétences)
- Possibilités d'évolution au sein du DMU Neurosciences vers d'autres spécialités

- Réunions de service

- Séminaire AMA

- Participation à des Projets Prime d'Engagement Collectif

AVANTAGES SOCIAUX
- Remboursement partiel (75%) des transports en commun ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Chèques emploi-service CESU AP-HP

Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2025-18588