Assistant Chargé de Partenariat et Évènementiel - Isthia H/F

Universite Toulouse Ii

L'ISTHIA forme les futur(e)s professionnel(le)s des opérateurs du tourisme, de l'hôtellerie et de l'alimentation (niveau Bac +1 à Bac +5) au sein de 29 parcours de formation. Vous intégrerez une équipe de 15 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable Administrative et Financière.

Vos missions :
Suivi des partenaires :
- Assurer l'interface avec les partenaires en lien avec toutes les activités de l'ISTHIA : organisation logistique, suivi des plannings, rédaction des comptes rendus
- Préparer et suivre les parapheurs pour signature
- Constituer et mettre à jour les bases de données et les outils de suivi des partenaires
- Prospecter et gérer la taxe d'apprentissage : mailing-publipostage vers les entreprises versant ou susceptible de verser.
- Stage : préparer et envoyer les courriers de remerciement/sollicitation
- Alternance : gérer les fiches d'émargement étudiants, assister les responsables de formation en fonction de leurs demandes
- Être l'interlocuteur/rice de l'association étudiante Team Forum : encourager/suivre les actions
- A la demande des enseignants, assurer l'accueil des partenaires/vacataires enseignants
- Organiser les déplacements et coordonner l'accueil des partenaires internationaux : réaliser les plannings, s'assurer des accès, répondre aux demandes

Gestion des événements :
- Organiser les manifestations de l'ISTHIA (AsiaEuro conférence, International Mobility Project, journées professionnelles, rentrée des étudiants, alternance dating) : élaborer les plannings et tableaux de bord, suivre les budgets, définir et organiser la logistique, gérer les fournisseurs
- Apporter une aide logistique sur certains évènements (conférences, management game) : gérer les fournisseurs, assurer le relais avec les étudiants
- Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et conseils d'institut : réservation de salles ou d'amphi, préparation et duplication des dossiers, réservation des repas, disposition/rangement des salles, assurer le relais auprès des équipes
- Coordonner pour l'ISTHIA les évènements UT2J (salon étudiant, Infosup, JPO) : relayer les informations, mobiliser les étudiants et les enseignants.

Assistance administrative :
- Pour toutes les activités de l'ISTHIA (relations internationales, formation initiale et continue, soutien à la recherche), assurer une assistance auprès de la direction : rédiger les mails, courriers et comptes-rendus de réunions, apporter son soutien administratif à des projets transversaux (ex : réception et tri des bourses internationales), suivre les calendriers

Les missions du poste concernent les 3 sites de l'ISTHIA, des déplacements à Foix et à Cahors seront nécessaires ponctuellement.
Période de fortes activités (rentrée, évènement ponctuel d'importance.)

Conditions de diplômes : Bac à Bac +2
Expérience requise : 1 an d'expérience sur des missions similaires

Savoirs :
- Réglementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur
- Modes de fonctionnement et organisation des administrations publiques et de l'enseignement supérieur
- Droit des examens et concours
- Techniques de communication et de documentation
- Techniques d'élaboration de documents
- Maîtriser parfaitement la communication écrite, l'écriture journalistique, l'expression écrite en français, l'orthographe et les règles typographiques de la langue française

Date de prise de poste : 05/01/2026