Assistante Administrative - Schoelcher H/F

Communes

Le cabinet du maire assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres collectivités. Il est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en ½uvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc....), le protocole et les actions de proximité. Il assure le management politique et stratégique, le suivi des dossiers prioritaires.

? Gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire
? Organisation de l'activité quotidienne du Maire
? Organisation des missions du Maire et des élus
? Gestion de l'agenda du Maire
? Organisation et planification des réunions et rendez-vous
? Coordination du protocole des événements CABINET
? Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage.
? Assurer l'interface entre le Maire et les services et instances
? Envoi et suivi des invitations des évènements organisés par la ville
? Transmission des plannings de réunions aux élus
? Elaboration de tableaux de bord
? Relations quotidiennes avec l'ensemble des services municipaux
? Contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires, administrations, élus locaux ...)
? Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
? Suivi budgétaire des dépenses du cabinet
? Suivi de projets
? Mise en place de procédures administratives pour l'amélioration de la qualité du service public
? Suivi budgétaire des dépenses du cabinet
? Pilotage, animation et organisation d'une équipe
? Capacité à superviser, déléguer et évaluer
? Capacité à mobiliser et valoriser les compétences individuelles et collectives
? Sens de l'écoute et attention portée aux collaborateurs
? Capacité à prévenir, à résoudre les conflits et à la négociation