Secretaire Assistant Protection Maternelle et Infantile - Conseil Departemental de la Savoie H/F

Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du Chef de service, le/la secrétaire assistant(e) est chargé(e) de :

* Procéder au recueil et au traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Maison sociale du Département (MSD) pour le service Protection Maternelle et Infantile (PMI)
* Assurer le secrétariat du service PMI en lien avec la Médecin chef de service, les médecins et les puéricultrices
* Assurer la gestion administrative des dossiers, conformément aux procédures et modalités définies par l'encadrement
* Garantir un accueil physique et téléphonique de premier niveau, en orientant le public et les visiteurs selon les besoins identifiés

Secrétariat :
* Réaliser le traitement administratif de l'ensemble des courriers, notes ou dossiers du service
* Assurer le secrétariat du Médecin chef de service PMI et des puéricultrices, et se positionner en qualité d'interlocuteur privilégié des partenaires
* Assurer le suivi documentaire (papier et/ou numérique), et réaliser le tri, le classement et l'archivage des dossiers médico-sociaux
* Prendre en charge la réception, le tri, la distribution et l'affranchissement des courriers entrants et sortants

Gestion administrative :
* Réaliser l'interface entre les interlocuteurs dans le suivi administratif quotidien du dossier
* Rechercher les informations juridiques ou techniques nécessaires au traitement d'un dossier
* Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein de la MSD
* Assurer la mise à jour des tableaux de bord et outils de pilotage (recueil des données, tenue de statistiques, bilan d'activité...)
* Gérer et organiser les agendas de l'équipe PMI
* Assurer le suivi du calendrier et l'organisation de la logistique des réunions du service de PMI

Accueil et fonctionnement du site :
* Assurer un premier niveau de réponse aux appels téléphoniques et l'orientation des interlocuteurs selon leur demande
* Assurer l'accueil physique du public, des professionnels et des partenaires
* Contribuer à la continuité des services en participant à l'accueil mutualisé de la MSD (permanences partagées)
* Veiller à la circulation de l'information relatives à la PMI auprès des partenaires et des professionnels des services de la MSD

Responsabilités particulières de la fonction :
* Participer à la continuité de service au sein du service PMI et de la Maison sociale, notamment pour l'accueil des usagers et des partenaires
* Apporter en tant que de besoin, un appui ponctuel de secrétariat auprès du service Personnes âgées et personnes handicapées