Technicien - Technicienne de Gestion Administrative H/F

Institut Martiniquais de Formation Profe

Sous l'autorité hiérarchique du ou de la Directeur (rice) Territoriale de Centre :

- Le (a) Technicien (ne) Administratif (ve) sur Site de Formation est chargé (e) d'assurer les activités d'appui à l'administration pédagogique, à l'accueil du public et à la relation stagiaire.

Veiller à l'organisation et au bon déroulement des entretiens de positionnement,
- Garantir la conformité des dossiers selon les exigences FSE et QUALIOPI
- Accueillir et informer le public Demandeurs d'emploi
- Gérer l'Agenda en ligne (établir et mettre à jour la liste des rdv, traiter par mail
et/ou téléphone les demandes inhérentes, envoyer des convocations)
- Accompagner les candidats lors du positionnement (recueillir et contrôler les
pièces à fournir, accompagner la passation des tests, imprimer les résultats, orienter vers les
CPF/PSYCHO)
- Archiver les dossiers de candidatures (papiers et numériques) selon les exigences FSE et
QUALIOPI
- Assurer le suivi administratif de CAP FORMATION (rédiger et mettre en forme des documents, traiter les emails internes/externes, établir et mettre à jour les bases de données, les tableaux de bord)
- Rédiger le compte-rendu des réunions de service
- Contribuer à l'élaboration du planning d'activités
- Collaborer à la réalisation des bilans d'activités
- Participer aux événements internes, professionnels et à la formation de nouveaux personnels

COMPETENCES

Gérer les appels téléphoniques et filtrer les demandes en présentant un service courtois, attentif et professionnel;
- Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et événements;
- Rédiger et diffuser des documents (lettres, rapports, notes de service, etc.);
- Effectuer certaines recherches documentaires et veille informationnelle;
- Assurer la gestion des archives et de la documentation;
- Suivre et mettre à jour l'agenda de son supérieur hiérarchique;
- Apporter un appui logistique lors des déplacements ou missions de travail.

Savoirs

- Connaissance de l'environnement de l'État et des collectivités territoriales
- Connaissance de la réglementation de la formation professionnelle
- Connaissance du fonctionnement des institutions locales et de leur cadre légal et réglementaire (finances locales, procédures de marchés publics.)
- Connaissance des démarches contractuelles et partenariales

Savoir-faire

- Techniques d'accueil
- Aptitudes à la communication écrite et orale
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Maitrise des outils bureautiques et numériques

Savoir-être

- Discrétion et sens du service public
- Rigueur, méthodique et disponibilité
- Capacité d'initiative et force de proposition
- Qualités relationnelles et intérêt pour le travail en équipe