Secrétaire de Mairie H/F

Communaute de Communes de Vendeuvre-Soul

La Communauté de Communes de Vendeuvre-Soulaines recherche 3 secrétaires de mairie (H/F) à temps complet à partir de Janvier 2026.

Sous la directive des élus, le ou la secrétaire de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale. Il ou elle est l'interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants, dans les domaines de la comptabilité, de l'urbanisme, des élections et de l'état civil.

Missions principales:
1. Traitement des dossiers et saisie de documents:
- préparer et rédiger les documents administratifs et techniques, budgétaires et comptables.
- préparer les actes d'état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du Maire.
- recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- saisir des documents de formes et de contenus divers.
- gérer et actualiser une base d'informations.
- rechercher des informations, notamment réglementaires.
- vérifier la validité des informations traitées.
- utiliser l'outils informatique et les logiciels de gestion.
- tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.
- rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.

2. Accueil physique et téléphonique:
- accueillir et renseigner la population.
- répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- rechercher et diffuser les informations.
- hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
- surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

3. Gestion de l'information, classement et archivage de documents:
- réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
- trier, classer et archiver des documents.
- synthétiser et présenter des informations.
- préparer les dossiers pour les instances.
- identifier les sources de documentation.

4. Planification et suivi:
- assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc..).
- utiliser des logiciels et des progiciels.

Savoir-faire:
- conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques et juridiques).
- bâtir une relation de confiance avec le Maire.
- monter des dossiers parfois complexes incluant une dimension juridique.
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.
- contrôler la gestion et les engagements de dépenses.
- Réaliser un budget.
- connaître et savoir appliquer les règles des marchés publics et des contrats et du FPT.
- connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de l'urbanisme (permis de construire...), du fonctionnement des collectivités locales...

Savoir être:
- aisance relationnelle, aimer le contact avec le public.
- sens de l'observation et de l'organisation.
- capacité à travailler en équipe.
- confidentialité et discrétion absolue.
- patiente, diplomatie.
- savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- échanger avec les autres agents afin d'optimiser l'exécution des tâches confiées.

Conditions de travail:
Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction: disponibilité par rapport aux élus et liées à l'accueil du public.
Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité.
Respect des obligations de discrétion et confidentialité.
Sens du service public.
Autonomie et responsabilité relatives dans l'organisation du travail.

*** Une expérience sur le même poste est indispensable ! ***

Salaire à déterminer selon la catégorie de l'agent.

CDD de 3ans renouvelable.