Adjoint·e au Responsable de l'Accueil de l'Hébergement et de la Restauration de l' Ensa H/F

Fonction publique de l'État

Placé.e au sein d'un service au carrefour de toutes les activités de l'établissement, l'emploi d'adjoint.e au responsable comprend des dimensions à la fois opérationnelles et administratives:

- En qualité d'adjoint.e au responsable, le suppléer en cas d'empêchement aux réunions et participer à l'encadrement de l'équipe
- Participer aux permanences d'ouvertures et de fermetures de l'établissement au public (7:30 le matin et 19:30 en soirée)
- Gérer l'accueil à des fins d'information, d'orientation et de conseil en communiquant une information de premier niveau ou en orientant vers le service compétent
- Être mobilisé,e sur des missions transversales, interservices
- Prendre contact avec les différents publics/ services pour recueillir les informations fiables nécessaires au traitement en amont et en aval de la demande (c'est à dire de la réservation et préparation des clés des chambres, salles, véhicules, cartes repas, à la facturation, et ce en lien avec les autres services de l'établissement)
- Comprendre la demande et savoir interagir pour la préciser en cas de besoin
- Traiter la demande en mobilisant les ressources utiles (outils Zensa, extranet, démarche simplifiée, Proloc, Turboself) pour apporter une réponse adaptée
- Construire une réponse personnalisée en tenant compte des contraintes en matière d'hébergement et d'organisation du service restauration, du centre de documentation, et du centre médical
- Formaliser un devis en saisissant les données dans le logiciel Proloc
- Assurer le suivi des prestations, encaisser des régies de recettes en tant que mandataire du régisseur
- Participer à la mise à jour permanente des fiches de procédures et renseigner des tableaux de suivi des demandes

- Gérer des accueils complexes et/ou susceptibles de générer des tensions, gestion des flux et de l'éventuelle attente du public
- Participer à l'évaluation de la qualité de l'accueil permettant de mesurer régulièrement les retours et taux de satisfaction, en associant activement les usagers à la réflexion et à l'élaboration de solutions
- Mettre en forme des documents, rédaction de compte rendu et courriels
- Appétence pour l'environnement hôtellerie-restauration
- Participer et animer la mise à jour d'effectifs fiables pour le restaurant