Assistant Administratif de Projet H/F

Impact

CONTEXTE PROFESSIONNEL :
Fort d'une expérience de plus de dix ans dans le domaine de la coordination de projets, notre agence située à Thise pilote pour un maître d'ouvrage l'ensemble des intervenants sur les volets architecturaux, techniques, juridiques et financiers, tout au long des phases de développement d'un projet immobilier complexe de restructuration, revalorisation ou redéveloppement d'actifs.

MISSION PRINCIPALE
L'assistant(e) administratif(ve) AMO apporte un appui essentiel à l'équipe projet dans la gestion administrative, financière et logistique des opérations de conception, de rénovation ou de construction d'espaces recevant du public. (RETAIL, établissements d'enseignement privés, restaurant, établissements de sports et loisirs.).
Il/elle veille à la bonne circulation de l'information, à la mise en forme des livrables et au respect des procédures administratives propres aux marchés privés et à la conduite d'opération.

DESCRIPTION DES MISSIONS

1 - Appui à la coordination de projet
- Centraliser et diffuser les informations entre les acteurs du projet (maîtrise d'ouvrage, maîtrise d'oeuvre, prestataires).
- Participer à la mise en forme des livrables AMO (rapports de programmation, études de faisabilité, notes techniques, bilans).
- Soutenir l'action managériale en assurant la gestion des courriels entrants/sortants et la diffusion des documents aux partenaires du projet (architectes, bureaux d'études...).
- Organiser les déplacements professionnels (réservations, itinéraires, notes de frais
- Coordonner les échanges entre la direction et les différents services internes ou partenaires externes

2 - Gestion administrative des opérations
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi documentaire des dossiers (physique et numérique).
- Tenir à jour les tableaux de suivi (respect des échéances, avancement, budgets, livrables).

3 - Suivi financier et contractuel
- Participer au suivi des dépenses et engagements (bons de commande, devis, factures).
- Contrôler la conformité des pièces administratives et financières.
- Aider à la préparation des éléments de facturation et au suivi budgétaire des missions.

PROFIL RECHERCHÉ
- Formation : Bac +2 à Bac +3 en administration, gestion, assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience : 2 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de la construction, de l'architecture ou du bâtiment
- Atouts : Connaissance de la réglementation ERP et des procédures de marché.

Compétences techniques (savoir-faire) :
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Bonne connaissance des procédures de marchés privés.
- Maîtrise de la gestion documentaire et des outils collaboratifs (SharePoint, Teams, OneDrive.).
- Connaissance du secteur de la construction / aménagement / architecture (ERP).
- Capacité à lire et comprendre des documents techniques et administratifs (plans, cahiers des charges, conventions).

Qualités personnelles (savoir être) :
- Organisation, rigueur et sens du détail.
- Capacité à prioriser et à gérer plusieurs projets simultanément.
- Aisance relationnelle et sens du travail en équipe.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles.