Assistant de Direction - Dgar Dgac et Dgadt H/F

Vallee Sud-Grand Paris

Limitrophe au sud de Paris, l'Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.
Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d'un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l'innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son Assistant(e) de direction - Direction générale adjointe ressources, culture et développement territorial
(cadre d'emplois des adjoints administratifs ou rédacteurs territoriaux)

Missions principales
- Assurer l'assistance des 3 directeurs généraux adjoints
. assurer les accueils physiques et téléphoniques (comprendre les demandes et évaluer les urgences, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent)
. organiser l'agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
. organiser des réunions (réserver des salles et le matériel adéquat, préparer les dossiers, les convocations, accueillir les participants, prise de note le cas échéant)
. rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés à son intention
. préparer et/ou mettre en forme des courriers
. organiser les déplacements
- Coordonner l'action administrative
. s'assurer de la bonne répartition des courriers "arrivés" et des factures
. assurer la relecture et le suivi du circuit du courrier "départ" (gestion dans le progiciel Elise et des parapheurs)
. être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des services auprès de la DGS et du Cabinet
. veiller au respect des délais pour la présentation des délibération et à la validation de celles-ci par la chaîne hiérarchique
- Suppléer aux autres assistantes sur les tâches urgentes en cas d'absence

Profil
- Expérience reconnu en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales
- Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité
- Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
- Excellente maîtrise de l'orthographe
- Gestion des priorités
- Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
- Excellent relationnel

Conditions liées au poste
- Participation de la collectivité au remboursement des frais de transport en commun et versement du forfait mobilité durable
- Participation de la collectivité à la couverture santé mutuelle et prévoyance
- Adhésion de la collectivité au CNAS
- Possibilité d'un jour de télétravail par semaine
- Restauration d'entreprise, salle de sport
- Soirée du personnel, Noël des enfants