Assistant de Direction - Chantier - Anglais Professionnel H/F LB Ressources

Intérim 3 mois en vue d'un CDI de chantier 2 ans

Temps partiel ou temps plein (flexible)

prise de poste : novembre ou décembre 2025

Attaché au Directeur de Région, au Directeur d'Opérations ou au Directeur de Projets (Senior), l'Assistant de Projets fournit un appui à l'ensemble de l'équipe projets sur la gestion tout au long des projets, notamment en coordonnant l'information entre les différents acteurs et en contribuant à l'optimisation de la gestion du projet. Il peut également être amené à assurer des missions complémentaires comme la gestion de l'agence.

Gestion administrative et relais d'information :

- Organiser des réunions ou conférences téléphoniques avec les différents intervenants du projet et le cas échéant, organiser les voyages de l'équipe interne
- Assurer l'interface et la transmission des informations (mails, courriers, téléphone) entre les différents interlocuteurs / services
- Mettre en place et suivre un plan de classement et d'archivage des documents de l'agence (informatique et papier si nécessaire)
- Gérer l'ouverture et le suivi des affaires sur les différents outils techniques du groupe (Sell & Sign, Pluton, SWAP, KALITI, ...)

Gestion de la phase commerciale et études :

- Mettre en forme les propositions commerciales avec les moyens techniques du groupe (Jack In The Box ou équivalent)
- Sur demande, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus clients
- Assurer le suivi administratif (courrier, relance, ...)
- Mettre en forme les commandes de nos prestataires extérieurs, bureaux d'études, architectes, ...

Gestion du démarrage du chantier :

- Etablir et tenir à jour la liste des intervenants du chantier
- Réaliser les différentes déclarations administratives liées au chantier
- Etre un support au responsable de projet pendant les consultations (constitution dossiers, suivi SWAP, ...)
- Participer à l'élaboration des contrats avec les entreprises et prestataires sélectionnés
- Assurer le lancement et le suivi de Activigie (France)
- Gérer le suivi des relevés météo
- En accord avec le responsable du projet, commander les EPI et les fournitures diverses pour la base vie et faire la demande des besoins informatiques et téléphoniques
- Participer à l'élaboration du livret d'accueil chantier et préparer les modèles de compte-rendu chantier, compte-rendu client, ...

Gestion de la réalisation :

- Assurer le suivi des contrats et le suivi administratif
- Sur demande, mettre en forme et diffuser des comptes rendus chantiers
- Assurer une présence ponctuelle sur chantier
- Collecter les informations nécessaires pour l'obtention d'un label ou certification environnemental

Gestion de la fin du chantier :

- Participer à l'établissement et la diffusion des documents de fin de chantier
- Veiller au respect du process DOE par les intervenants et après validation les diffuser au client
- Assurer la finalisation des fiches Ref & Go en collaborant avec l'équipe projet et l'équipe commerciale et Etudes
- Réaliser l'ensemble des tâches administratives correspondant à l'année de parfait achèvement
- Réaliser l'archivage de l'ensemble des documents du projet

Missions complémentaires :

- En fonction de la localisation, de la configuration de l'équipe et des besoins de GSE, l'Assistant de Projets peut être amené à réaliser des missions complémentaires comme par exemple :
- Assurer la bonne tenue générale et gérer le quotidien de l'agence
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Commander les fournitures de bureau
- Rédiger les comptes-rendus de réunions, les courriers divers et établir les présentations demandées pour l'agence
- Préparer l'arrivée et accueillir les nouveaux collaborateurs en collaboration avec les services supports concernés
- Organiser et participer aux évènements en lien avec l'agence en collaboration avec le service Marketing et Communication (si besoin)