Assistant Administratif des Assemblées H/F

Ca du Pays Basque

Référence de l'offre : 121-2025-RSS Date de publication : 03 novembre 2025
Date limite de candidature : 24 novembre 2025
Type d'emploi : emploi permanent Catégorie : B
Cadre d'emplois : Rédacteur territorial
Ouverture : recrutement par voie statutaire et, à défaut aux agents contractuels conformément à l'article 332-8 2° du code général de la fonction publique
Temps de travail : temps complet (durée hebdomadaire définie à 39 heures - avec RTT - selon horaires variables)
Lieu de travail : Maison de la Communauté du pôle Côte Basque-Adour à Bayonne
Rattachement hiérarchique : Responsable du service Assemblées et vie institutionnelle
Conditions du poste :Travail en bureau, horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service public et des pics d'activités liés aux réunions des assemblées

CONTEXTE :

Au sein de la Direction de l'Administration générale, le service assemblées et vie institutionnelle organise et sécurise la préparation et la tenue des instances communautaires (conseil communautaire, bureau communautaire, conseil exécutif), en relation avec l'ensemble des Directions métiers compétentes. Plus largement, le service est garant de la sécurité juridique des actes règlementaires (délibérations, décisions et arrêtés) produits par l'établissement, et assure le suivi de la vie institutionnelle (suivi et mise à jour des bases de données élus, des représentations au sein des commissions et organismes externes notamment).

MISSIONS / ACTIVITES :

Sous l'autorité du chef de service portant sur une activité à dominante juridique, logistique et coordinatrice, l'assistant(e) administratif(ve) assure la permanence du service (accueil et réception des demandes physiques et téléphoniques, gestion des courriels) et participe, à ce titre, à garantir la continuité du service. Il/Elle est en outre chargé des missions / activités suivantes, en appui des activités et responsabilités dévolues aux gestionnaires assemblées :
- Participer à la préparation des réunions des assemblées et en assurer le secrétariat (conseils communautaire et permanent, conseil exécutif) : travaux de secrétariat et bureautique, appui logistique et organisation matérielle (installation de la salle, préparation de l'émargement) constitution des dossiers de séance du Président et des directeurs, gestion de la mise en ligne et de l'affichage des ordres du jour ;
- Participer aux instances : émargement, gestion et suivi des procurations, suivi du déroulement de séance et des votes ;
- Assister le service dans l'accomplissement des formalités postérieures à la tenue des instances : télétransmission au contrôle de légalité des actes, gestion de la publication de la liste de délibérations et des délibérations, diffusion des actes rendus exécutoires aux services et préparation du procès-verbal de séance ;
- Suivre les désignations des élus dans les commissions et organismes internes et externes et la mise à jour des bases de données associées ;
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers du service (physique et électronique), en collaboration avec l'unité archives, établir le registre des délibérations, décisions et arrêtés ;
- Suivre et gérer les courriers / courriels des assemblées.

PROFIL RECHERCHE :

- Sens de l'organisation et de la méthode, rigueur ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Maîtrise des environnements numériques et procédures dématérialisées ;
- Intérêt pour l'environnement administratif et juridique des collectivités territoriales et de leurs groupements ;
- Savoir rédiger des courriers, convocations, comptes-rendus.
- Très bonnes qualités relationnelles ;
- Rigueur et discrétion ;
- Capacité à gérer des pics d'activités et à respecter des délais contraints ;
- Savoir rendre compte ;
- Autonomie dans le cadre des tâches confiées ;
- Goût pour le travail d'équipe.