Assistant·e en Gestion Financière et Comptable H/F

Institut Superieur des Arts de Toulouse

Missions
Sous la responsabilité du directeur général par intérim de l'institut supérieur des arts et du design de Toulouse et de la directrice administrative et financière, l'assistant en gestion financière et comptable est chargé d'apporter une aide permanente aux directeurs dans la gestion des dossiers financiers de l'établissement sous la supervision de la responsable en gestion financière
et en collaboration avec l'ensemble des services et les directions pédagogiques des 5 départements.
Activités principales
Facturation / mandats / titres
Suit les devis et factures (service achat et supports).
Gère l'engagement, le désengagement, la facturation et assure le suivi des créances et du recouvrement pour tous les départements.
Gère les factures reçues sur le logiciel Chorus Pro/Cronos, les mandate et établit des titres de recettes sur le logiciel Icare.
Vérifie les justificatifs et certificats pour paiement de l'ensemble des services avant mandatement.
Etablit le budget réalisé chaque fin de semaine en assurant le suivi analytique par services.
Allocation d'aide au retour à l'emploi
Calcule, prépare et suit des dossiers de demande d'aide au retour à l'emploi sur le logiciel Indeline.
Régie
Assure les fonctions de régisseur suppléant d'avances et de recettes (uniquement sur arrêté de nomination).
Activités secondaires
Participe à la surveillance du concours d'entrée et aux journées portes ouvertes.
A la demande de la direction, répond à des études statistiques, divers questionnaires et enquêtes annuelles et participe à la mise à jour du rapport d'activités, de la plaquette de l'établissement et du site internet.
Activités secondaires en l'absence de l'assistante administrative et comptable
Etablit l'ensemble des certificats pour paiement concernant le remboursement des intervenants et membres de jury des 5 départements.
CVEC - Assure le suivi du dossier relatif à l'attribution des aides financières CVEC à destination des étudiants.
Lance la campagne auprès des étudiants et réceptionne les demandes et justificatifs.
Vérifie l'éligibilité des étudiants et la recevabilité des justificatifs et tient à jour un tableau de bord.
Organise et participe à la commission CVEC qui se réunit 2 à 3 fois par an.
Après validation des demandes, élabore les certificats pour paiement et informe les étudiants des décisions de la commission.
Taxe d'apprentissage
Assure le suivi du dossier de la taxe d'apprentissage.
Lance les 3 campagnes par an auprès des entreprises ciblées par l'envoi d'un courrier, élabore les titres de recettes, adresse les courriers de remerciements a
Prévision budgétaire
A la demande du directeur des études art, design et design graphique, établit les prévisions budgétaires en fonction des demandes formulées par les enseignants concernant les intervenants, les membres de jurys, les voyages, les conférences, les expositions et les éditions.
Ordre de mission
Gère et assure le suivi les ordres de mission : Etablit les ordres de mission, vérifie la recevabilité des justificatifs de frais et établit les certificats pour paiement.
Assure un suivi hebdomadaire dans un tableau de bord qui récapitule les demandes d'ordres de missions et les frais pris en charge pour l'ensemble des personnels et pour les étudiants du département art, design, design graphique.
Fin de contrats
Adresse aux intéressés les documents de fins de contrats : Soldes de tout compte, certificats de travail, attestations pôle-emploi, attestations fiscales.
Bourse
Assure le suivi des notifications de bourses des étudiants art, design, design graphique : Valide les inscriptions des étudiants sur une plateforme dédiée du Crous à partir des notifications de bourses transmises.