Assistant de Direction H/F Logirep

L'assistant (e) de directions intervient en support de l'activité de deux directeurs (Directrice des Politiques Locatives et Directeur de la Commercialisation et des Parcours Résidentiels) afin de leur faciliter le travail sur les aspects opérationnels :

Il/Elle prend en charge l'organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers tout en assurant l'interface entre les cadres dirigeants, leurs réseaux d'interlocuteurs et la hiérarchie. Il/Elle assure également le secrétariat des deux Directions ainsi que toutes autres missions complémentaires qui pourraient être nécessaires dans le cadre de l'assistanat.

MISSIONS

Prendre en charge l'organisation et le secrétariat au quotidien des deux directions :

- Traiter le courrier (enregistrement, réception, transmission et suivi)
- Gérer les agenda(s), les mails et qualifier les appels (filtrage, etc.)
- Préparer les réunions (convocation, ordre du jour, compte rendu, ...)
- Organiser les déplacements des directeurs
- Rédiger les notes, les rapports, relire et mettre en forme les documents de la direction
- Saisir les bons de commandes et/ou les ordres de services
- Classer et archiver les documents, les dossiers
- Commander les fournitures de bureau
- Assurer la continuité du service lors des congés

Assurer la communication et l'interface entre les cadres dirigeants et leurs réseaux d'interlocuteurs internes ou externes

Gérer certains dossiers spécifiques, effectuer le suivi de l'activité et le reporting

- Assurer le montage et le suivi des dossiers confiés
- Collecter les informations, les trier et les organiser, préparer les dossiers
- Elaborer, suivre et mettre à jour des tableaux de bord
- Assurer le suivi de l'activité des deux directions

Organiser des événements spécifiques (rencontres, salons, séminaires)

- Prendre en charge les aspects logistiques (recherche des lieux, réservations, etc.)
- Préparer les interventions des participants