Assistante Administrative et Comptable au Service Evénementiel - Villeparisis H/F

Communes

Assistante Administrative et Comptable au sein de l'équipe événementiel de la Mairie

Administratif :
- Réalisation des démarches administratives liées à l'événementiel (commandes, notes aux services concernés, délibérations, notes, autorisations, déclarations, courriers...)
- Rédaction et enregistrement des courriers : Gestion du logiciel courrier du service
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour des outils de suivi du temps de travail
- Suivi administratif des contrats intervenants/prestataires
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des projets et activités de la direction
- Renfort de l'accueil téléphonique et physique
- Préparer des supports de réunions/d'instances internes et partenariales (commissions, comités de pilotage, présentation, etc.).
- Mise à jour régulière de la base de données des prestataires/foodtrucks
- Participer à la conception, à l'évaluation et à l'amélioration des procédures

Comptabilité :
- Assurer les bons de commande et le suivi des factures
- Etablir des tableaux de bords pour le coût des manifestations
- Préparation du budget avec la direction (aide à l'élaboration, mise en forme et suivi l'exécution du budget)
- Suivi et gestion des régies
- Participer à une veille active sur les dispositifs de financement déployés par les différents cofinanceurs et entretenir un réseau professionnel actif en matière de financement de projets