Assistant·e Administratif·ve H/F

Ensemble pour L'emploi

1-Assurer un accueil de qualité :
-Assurer l'accueil physique de toute personne se présentant au sein de l'association ;
-Assurer l'accueil téléphonique : prise d'appel du standard téléphonique partagé, appels et relances téléphoniques des participants et des porteurs de projets, diagnostiquer le besoin des personnes et les positionner en rendez-vous, en faisant le lien avec les partenaires et prescripteurs.
2.Appuyer la gestion administrative des Pôles Médiation et Entrepreneuriat :

En général :
-Trier, classer, numériser des documents administratifs ;
-Réceptionner, traiter et diffuser l'information en interne et à l'externe : transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général (programmation, actualités)
-Créer, aider à la rédaction et mettre à jour divers documents (programmations, courriers, bases de données, bilans, demandes de subvention, outils de communication) : mise en page, réalisation de statistiques et graphiques, complétude de données, relecture ;
-Prendre note et réaliser des comptes-rendus de réunions (réunions d'équipe, comités de suivi ou pilotage) ;
-Assister l'activité des pôles : gestion des réunions et rendez-vous, mise à jour des procédures et outils de communication, etc.
-Collaborer avec les membres de l'équipe pour assurer la bonne réalisation des projets
En lien avec les publics :
-Suivre les orientations et inscriptions auprès des accompagnements entrepreneuriat et des médiateurs (mail, plateformes d'inscription)
-Assurer la validation administrative des entrées des participants sur les dispositifs O2R (collecte de pièces, archivage, transmission sur plateformes) et la complétude des dossiers administratifs des participant.es (en lien avec les exigences de nos financeurs - FSE+, DRIEETS, BPI, Département, EPTs) ;
-Assurer l'indemnisation des participants O2R éligibles à l'ASP (collecte de pièces, saisie et suivi administratif, échanges avec les participants)
-Vérifier les informations relatives aux participants et à leur parcours sur les plateformes de suivi (logiciel Let's Hub)
Assurer la gestion logistique des pôles :
-Participer à l'organisation logistique relative aux actions des pôles, des réunions et actions (réservation de salles, préparation du matériel.) ;
-Appui ponctuel à l'animation d'actions, évènements et aux initiatives de l'association ;
-Organiser la réalisation de prestations ponctuelles en lien avec des prestataires : demande de devis, gestion et suivi des commandes ;
-Participer à diverses initiatives de l'association (forum emploi, opérations ponctuelles.).