Assistant Administrative Contrat H/F Bref Service

Accueil visiteurs et nouveaux arrivants

Appliquer le process accueil des nouveaux collaborateurs (entrée/sortie)

Gérer le standard Téléphonique (orienter les clients ou sous-traitants et prendre

en charge les demandes d'intervention urgentes)

Veiller au quotidien à la boite mail générique du contrat

Dispatcher et enregistrer le courrier entrant/sortant

Rédiger et frapper les lettres, notes et comptes-rendus

Classer et archiver les documents sur le SHAREPOINT projet,

Gestion des achats frais généraux (gestion des stocks fourniture et autres

consommables...)

Gestion des équipements de métrologies (entrées/sorties/contrôles périodiques)

Gestion des accès personnels sur site AIRBUS à utilisant le logiciel AIRBUS

Suivi des tableaux de accréditations et accès site et véhicules pour le personnel

MIW SOLUTIONS et pour l'ensemble des entreprises sous contrat avec MIW

SOLUTIONS

Mise à jour des bases de données sous-traitants (suivi du personnels des sous

traitants, suivi ACTRADIS,...)

Triage de MyFM et affectation sur le logiciel (en complément ou back up)

Régularisation de commandes de sous-traitance sur BATIS (en complément ou

back up)

Aide à la préparation des réunions (utilisation Power Point et Caneva),

Téléchargement et dispatch des dossiers (papier et numérique)

Préparation et suivi des enquêtes satisfaction clients AIRBUS

Rappel de la saisie des pointages par tout le personnel du contrat

Suivi et gestion des rendez-vous de visites médicales

Gestions des congés, RTT, maladie, congés conventionnel, etc... (toutes

absences)

Gestion des conventions de stage - en lien avec le service RH de la Direction

Régionale

Création (et suppression) des profils collaborateurs (portail NOVA)

Mise à jour des annuaires, listes de diffusions et organigrammes

Distribution des chèques déjeuner, des attestations d'assurance