Assistante de Direction des Services Techniques - Mairie de Henin-Beaumont H/F

Fonction publique Territoriale

SAVOIR-FAIRE
Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Etablir une relation de confiance avec les cadres
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Organiser et gérer le temps de travail dans les missions des services
Suivre et renseigner le tableau de bord l'exécution budgétaire des services
Renseigner des tableaux de suivi des activités des services (tableaux de bord divers, outils de planification)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Rédiger les ordres du jour
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Suivre les documents destinés aux autres services de la direction et de la collectivité
Accueillir les usagers, fournisseurs, rendez-vous des cadres... au sein du secrétariat
Enregistrer le courrier (arrivée-départ)
Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
Organiser le classement et l'archivage des dossiers (papier et dématérialisé)
Maîtriser les outils informatiques nécessaires à l'activité
Rendre compte de son activité
SAVOIR-ETRE
Respecter la confidentialité