Assistant de Département H/F INSTITUT PASTEUR

Les entités de l'Institut Pasteur sont organisées en treize départements scientifiques. L'assistant·e de département travaille pour deux départements scientifiques (correspondant à environ 20 entités de recherche et de plateformes dans chaque département de recherche.
Ses interlocuteur·rices principaux·ales sont les deux Directeur·rices de Département (DD), les deux Department Managers (DM), les assistant·es des entités de recherche qui sont dans les départements, et les services administratifs de l'Institut Pasteur.
L'assistant·e est le point de contact pour les personnes des départements et travaille en binôme avec le DM.

Vos missions principales sont les suivantes :

- Réunions internes au département : organiser les aspects logistiques, assurer la communication et rédiger les comptes rendus
- Séminaires scientifiques des départements (un séminaire par semaine, intervenant·es internationaux·ales) : organiser les aspects logistiques et budgétaires et annoncer les séminaires.
- Conseils de Départements (2 à 3 par an par département) : Organiser les aspects logistiques, diffuser l'ODJ
- Collecter les questions des représentant·es, rédiger le compte rendu et le diffuser aux participant·es
- Organiser les élections des représentant·es tous les 2 ans
- Journées départementales à l'extérieur de l'Institut, ainsi que d'autres événements internes ou externes en partenariat avec d'autres instituts : organiser les aspects logistiques et les annonces
- Outils : Coordonner les listes de diffusion des départements, mettre en place des outils pour partager des informations avec les assistant·es des entités des départements
- Diffusion des informations venant du DD et de la Direction de l'IP aux membres du département
- Gérer la communication interdépartementale
- Élaborer la newsletter des deux départements.