Assistant de Direction H/F Apprentis d'Auteuil

Vous souhaitez mettre votre expérience au service des jeunes et familles fragilisées ?

Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite...

Ce que nous vous proposons
Vous rejoignez à Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans un environnement propice au développement de chacun et de tous en donnant du sens à son action. Ensemble, bâtissons un monde plus juste.
Le Pôle Formation Jean-Marie Vianney, basé à La Côte-Saint-André (38), accompagne des jeunes dans divers dispositifs : le Lycée Professionnel et l'École de Production préparant aux métiers du bâtiment, de la moto et de la restauration, ainsi qu'un Service Accueil Orientation (SAO) pour évaluer et orienter des mineurs non accompagnés hébergés sur le site.
Dans le cadre d'un CDI à temps plein, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction au sein du Pôle Formation Jean-Marie Vianney basé à La Côte-Saint-André (38).

Vos missions
Sous la responsabilité de la Directrice adjointe, vous assurez le secrétariat de direction de manière transversale sur deux services : le Service Accueil Orientation (SAO Scolarité) et l'École de Production Jean-Marie Vianney. Vous serez l'interface administrative entre ces deux structures et leurs différents partenaires.

Gestion administrative générale :

- Secrétariat de direction et comptes-rendus de réunion pour les deux services
- Accueil téléphonique et gestion des courriers/courriels
- Gestion des agendas de la Direction et coordination des calendriers
- Mise en forme de courriers, notes internes et documents de communication
- Gestion des notes de frais et des véhicules de service
- Achats de fournitures (gestion des stocks, commandes, livraisons)

Gestion administrative des jeunes (SAO et EDP) :

- Inscriptions des élèves et des apprentis, internes et demi-pensionnaires
- Enregistrement et mise à jour des logiciels de suivi interne et externe
- Organisation des rendez-vous de préadmission et préparation des dossiers
- Accueil physique et téléphonique des familles et accompagnement administratif
- Réalisation des enquêtes de rentrée et enquêtes ponctuelles

Suivi pédagogique :

- Participation à la vérification et finalisation des bulletins
- Gestion des inscriptions aux examens et suivi administratif
- Suivi des documents de stage et des conventions

Facturation et comptabilité - volet scolaire :

- Facturation des familles, encaissements, relances et mises en recouvrement
- Suivi des bourses des élèves

Gestion de l'activité de production - École de Production : L'École de Production produit quotidiennement 250 à 400 repas jour en situation réelle de restauration collective. Vous assurez :

- Relations clients : gestion des commandes, devis, confirmations de prestations
- Relations fournisseurs : suivi des commandes de denrées alimentaires et matériels, réception et contrôle des livraisons, gestion des litiges
- Facturation de l'activité de production : établissement des factures clients, suivi des paiements, relances
- Suivi budgétaire : tableau de bord de l'activité, suivi des marges, reporting mensuel
- Gestion administrative des bons de commande et des bons de livraison

Gestion du personnel :

- Enregistrement des heures
- Gestion des demandes de contrats, congés et absences
- Liaison avec l'assistante RH du site

Informations complémentaires :

- Type de contrat : CDI
- Temps de travail : Temps plein
- Lieu de travail : La Côté Saint André
- Date de prise de poste : dès que possible