Chargé d'Accueil H/F ESG Regions

Soyez le premier sourire du campus d'Aix-en-Provence !

Vous aimez le contact humain, l'organisation et le travail en équipe ? Rejoignez Galileo Global Education en tant que Chargé d'accueil F/H/X et participez activement à la vie du campus tout en garantissant une expérience fluide et chaleureuse pour nos étudiants, enseignants et visiteurs.



Le campus d'Aix-en-Provence
Situé au 95 Chemin Roger Martin, le campus accueille plusieurs écoles du groupe Galileo Global Education. Moderne et convivial, il favorise l'apprentissage, la réussite et les échanges entre étudiants, enseignants et équipes administratives.



Vos missions
Sous la responsabilité directe de la Responsable Pédagogie, vous êtes un acteur clé du bon fonctionnement du campus et du maintien d'un accueil professionnel et bienveillant.

Vos principales responsabilités :



1. Accueil physique et téléphonique de l'établissement

*

Assurer la gestion des appels entrants et orienter les interlocuteurs.
*

Accueillir, renseigner et diriger les visiteurs, étudiants et intervenants.
*

Réceptionner et diffuser les messages.

2. Suivi et gestion des absences des étudiants

*

Saisir et actualiser les absences dans les outils internes.
*

Collecter, relancer et classer les justificatifs.
*

Gérer les demandes spécifiques d'absence en lien avec la direction ou la responsable pédagogique.
*

Envoyer les avertissements, récapitulatifs et courriers d'information aux parents et entreprises.

3. Support au service scolarité

*

Participer à la constitution des dossiers de rentrée.
*

Préparer les partiels (enveloppes, sujets, listes d'appel).
*

Gérer l'envoi des courriers (bulletins, attestations, convocations, diplômes).
*

Aider à la planification des cours (Hyperplanning) et aux enquêtes réglementaires.

4. Relations étudiants

*

Éditer les cartes d'étudiant et d'enseignant/formateur.
*

Mettre à jour les trombinoscopes.
*

Informer les étudiants des événements et des situations ponctuelles (absences de professeurs, fermetures exceptionnelles, etc.).

5. Suivi et gestion du matériel

*

Gérer le matériel de reprographie (cartes, papier, maintenance).
*

Assurer la gestion des commandes de fournitures et rechercher les meilleurs tarifs.

6. Gestion du courrier entrant et sortant

*

Enregistrer le courrier arrivé, affranchir et expédier le courrier.
*

Gérer les mails entrants (ouverture, transfert, impression, réponses).

7. Soutien administratif et missions transverses

*

Assurer l'ouverture et la fermeture des locaux.
*

Apporter un soutien ponctuel aux équipes pédagogiques et administratives.
*

Participer à l'amélioration continue des process administratifs et de la qualité de service.

(Cette liste est non exhaustive et pourra évoluer selon les besoins du campus.)