Assistant de Direction H/F

Hospi Grand Ouest

Le GIE Hospi Grand Ouest (HGO) assure des fonctions mutualisées au service de ses établissements.
Dans ce cadre, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour notre site de Nantes, afin d'accompagner la Direction Générale, les Directions adjointes et la Présidence d'Hospi Grand Ouest.

Le poste s'exerce en lien étroit avec l'assistante de direction basée à Lorient, dans un esprit de coopération et de coordination entre les sites.

Missions principales

* Assister la Directrice Générale dans la gestion quotidienne : plannings, déplacements, préparation et suivi de réunions, communication interne et externe, accueil.
* Organiser et coordonner les informations internes et externes, souvent confidentielles, liées au fonctionnement du GIE et de ses instances.
* Assurer le secrétariat de la Direction Générale et de la Présidence, ainsi que le suivi de certains dossiers délégués.
* Garantir la bonne circulation de l'information entre la Direction Générale, les établissements et les partenaires externes.
* Assurer le secrétariat et l'accueil téléphonique du site nantais du GIE.

Activités spécifiques

1. Secrétariat

* Tenir et actualiser les agendas de la Direction Générale et du Président du Comité de surveillance (en lien avec le secrétariat parisien).
* Organiser les réunions, constituer les dossiers préparatoires et rédiger les comptes rendus.
* Gérer la correspondance, les appels et la diffusion des informations.
* Préparer et mettre en forme des documents confidentiels à partir de consignes orales ou écrites.

2. Traitement de l'information

* Réceptionner, trier et diffuser le courrier de la direction.
* Suivre et archiver les informations à destination des différentes instances internes et externes.
* Assurer la diffusion des notes et documents officiels.
* Renseigner ou orienter les interlocuteurs internes et externes.

3. Gestion de dossiers

* Veiller aux conditions matérielles de fonctionnement du site nantais.
* Préparer, suivre et coordonner certains dossiers confiés par la hiérarchie.
* Assurer une veille sur les organismes institutionnels liés à l'activité d'Hospi Grand Ouest (Ministères, ARS, collectivités.).
* Participer à l'organisation d'événements, réunions et séminaires.

4. Suivi des instances

* Préparer et assurer le suivi administratif des différentes instances (Comité de direction, Comité de surveillance, COPILs, etc.).
* Élaborer les ordres du jour, convocations et documents associés.
* Participer aux réunions et rédiger les procès-verbaux.
* Veiller au respect du calendrier des instances en lien avec la Direction des affaires juridiques.

* Formation de type Bac +2 à Bac +3 (Assistant(e) de direction, Gestion, Secrétariat de direction.).
* Expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement dans le secteur hospitalier, médico-social ou en environnement multi-sites.
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des techniques de communication écrite et orale.
* Sens de la confidentialité, rigueur, organisation et capacité à gérer les priorités.
* Qualités relationnelles et esprit d'équipe, notamment dans le travail à distance avec d'autres sites.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre le GIE HGO, c'est intégrer une structure dynamique au service des établissements d'Hospi Grand Ouest, où les valeurs de coopération, engagement et efficacité collective sont au coeur de nos actions.