Assistante ou Assistant de Direction - Sotteville les Rouen H/F

Fonction publique Territoriale

Le secrétariat du cabinet fonctionne avec trois assistant(e)s, sous l'autorité du Directeur et la cheffe de cabinet. Chacun possède des attributions spécifiques, et le remplacement réciproque en cas d'absence est obligatoire.
Missions principales : Assister le Maire et la Direction Générale et lui apporter une aide permanente. Suivre l'ensemble des demandes de proximité en lien avec la Cheffe de Cabinet. Assurer la gestion administrative du service, l'accueil physique et téléphonique du Cabinet. Travailler en transversalité avec l'ensemble de la collectivité.

Gestion administrative
? Accueil physique et téléphonique (enregistrement et suivi des demandes d'audience, permanences...)
? Gestion d'agendas : identification et gestion des urgences, montages des rendez-vous de proximité, organisation et préparation de réunions, rédaction des comptes-rendus suivi de plannings...
? Gestion des courriers départ et arrivée et des notes : suivi des requêtes, respect des délais, diffusion de notes, classement et archivage
? Etablissement de dossiers préparatoires en transversalité avec l'ensemble des services de la collectivité
? Participation au suivi et à la rédaction de la correspondance de l'ensemble du Cabinet et de la Direction générale

Suivi du Conseil de l'Education
? Gestion des candidatures et de la composition des groupes
? Organisation des réunions et envoi des compte-rendus
? Diffusion des supports de communication
? Suivi des échéances avec le prestataire en charge de l'accompagnement du Conseil de l'Education